سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد (1404): راهنمای نهایی ارسال تیکت و پیگیری مشکلات آموزشی، مالی و فنی در اکوسیستم وسیع و پیچیده دانشگاه آزاد اسلامی، با میلیون‌ها دانشجو، هزاران استاد و کارمند، و سامانه‌های متعددی مانند آموزشیار و دان، بروز مشکلات و سوالات امری اجتناب‌ناپذیر است. از خطای ساده در پرداخت شهریه دانشگاه آزاد گرفته تا چالش‌های پیچیده در فرآیند فارغ‌التحصیلی، هر فردی در مقطعی از مسیر خود نیازمند ارتباطی موثر و قابل پیگیری با واحدهای پشتیبانی است. اینجا است که سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد، که اغلب با نام تیکتینگ دانشگاه آزاد شناخته می‌شود، به عنوان پل ارتباطی اصلی و رسمی وارد میدان می‌شود. این سامانه، یک ابزار ساده نیست؛ بلکه یک مرکز فرماندهی دیجیتال برای مدیریت و حل تمام مشکلات شماست. این مقاله، یک راهنمای معمولی و مختصر نیست. این یک مرجع کامل کلمه است که به صورت موشکافانه، از فلسفه وجودی پشتیبانی آنلاین دانشگاه آزاد گرفته تا آموزش گام به گام و تصویری ارسال تیکت به دانشگاه آزاد و پیگیری درخواست در دانشگاه آزاد را کالبدشکافی می‌کند. ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه از این ابزار قدرتمند برای حل مشکلات مربوط به پشتیبانی آموزشیار، مسائل مالی، امور دانشجویی و چالش‌های فنی استفاده کنید. هدف ما این است که پس از مطالعه این مقاله، شما به یک کاربر حرفه‌ای سامانه یکپارچه ارتباط با مشتریان دانشگاه آزاد تبدیل شوید و دیگر هیچ درخواستی از شما بی‌پاسخ یا سردرگم باقی نماند. اگر به دنبال تسلط کامل بر فرآیند ارتباط با پشتیبانی دانشگاه آزاد و تضمین حل مشکلات خود در سریع‌ترین زمان ممکن هستید، این دایرةالمعارف برای شما نوشته شده است.
چرا سامانه ثبت درخواست؟ فلسفه و اهمیت یک سیستم متمرکز قبل از آنکه وارد جزئیات فنی و راهنمای سامانه ثبت درخواست شویم، درک این موضوع که چرا دانشگاه آزاد به سمت یک سیستم متمرکز حرکت کرده، ضروری است. این درک به شما کمک می‌کند تا ارزش واقعی این ابزار را بدانید و از آن به شیوه‌ای صحیح استفاده کنید.
گذار از روش‌های سنتی به پشتیبانی مدرن در گذشته، فرآیند پیگیری مشکلات در دانشگاه آزاد چگونه بود؟
مراجعه حضوری: اتلاف وقت و انرژی بسیار برای رفت و آمد به واحد دانشگاهی، ایستادن در صف‌های طولانی و گاهی پاس‌کاری بین بخش‌های مختلف.
تماس تلفنی: خطوط تلفن مشغول، عدم پاسخگویی یا عدم توانایی اپراتور در حل مشکلات پیچیده و نیاز به ارجاع‌های متعدد.
ایمیل: عدم وجود سیستم پیگیری، گم شدن ایمیل‌ها در انبوه نامه‌ها، و نبود تضمین برای دریافت پاسخ.
این روش‌های سنتی، ناکارآمد، غیرقابل پیگیری و منبع اصلی استرس و نارضایتی برای دانشجویان و کارکنان بودند. سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد برای حل دقیقاً همین مشکلات به وجود آمد.
مزایای کلیدی سامانه تیکتینگ دانشگاه آزاد
تمرکز و یکپارچگی: به جای ده‌ها شماره تلفن و آدرس ایمیل، شما یک درگاه واحد برای تمام درخواست‌های خود دارید. فرقی نمی‌کند مشکل شما مربوط به پشتیبانی شهریه دانشگاه آزاد باشد یا یک خطای فنی در پشتیبانی سامانه دان؛ نقطه شروع همیشه همین سامانه است.
قابلیت پیگیری 100%: هر درخواستی که شما ثبت می‌کنید، یک شماره پیگیری یا “کد تیکت” منحصر به فرد دریافت می‌کند. شما می‌توانید در هر لحظه وضعیت درخواست خود را (در حال بررسی، پاسخ داده شده، بسته شده) مشاهده کنید. دیگر خبری از “درخواست شما گم شد” نیست.
مستندسازی: تمام مکاتبات شما با واحد پشتیبانی، شامل سوالات شما و پاسخ‌های آن‌ها، به صورت مکتوب و مستند در سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد ذخیره می‌شود. این مستندات می‌توانند در صورت نیاز به عنوان مدرک مورد استفاده قرار گیرند.
پاسخگویی تخصصی: درخواست شما به صورت هوشمند به کارشناس یا دپارتمان مربوطه ارجاع داده می‌شود. یک درخواست آموزشی به کارشناس آموزش و یک درخواست مالی به کارشناس امور مالی می‌رسد. این امر کیفیت و دقت پاسخ‌ها را به شدت افزایش می‌دهد.
صرفه‌جویی در زمان و هزینه: با استفاده از پاسخگویی آنلاین دانشگاه آزاد، دیگر نیازی به مراجعات حضوری غیرضروری نیست. شما می‌توانید از خانه یا محل کار، در هر ساعت از شبانه‌روز، درخواست خود را ثبت کنید.
اکوسیستم درخواست‌ها؛ چه مشکلاتی را می‌توان از طریق این سامانه حل کرد؟ بسیاری از کاربران تصور می‌کنند سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد صرفاً برای مشکلات آموزشیار طراحی شده است. این یک تصور اشتباه و محدودکننده است. این سامانه چتری است که تقریباً تمام حوزه‌های ارتباطی شما با دانشگاه را پوشش می‌دهد. در این فصل، به تفصیل انواع درخواست‌هایی که می‌توانید ثبت کنید را بررسی می‌کنیم. 1. درخواست‌های حوزه آموزش (مهم‌ترین و پرکاربردترین) این بخش مستقیماً با تحصیل شما در ارتباط است و اغلب با پشتیبانی آموزشیار گره خورده است.
مشکلات انتخاب واحد: خطا در اخذ دروس، مشکلات پیش‌نیاز و هم‌نیاز، پر شدن ظرفیت کلاس‌ها، عدم نمایش یک درس خاص.
مشکلات نمرات: اعتراض به نمره ثبت شده، عدم ثبت نمره پس از گذشت زمان طولانی، مغایرت نمره در کارنامه با نمره اعلامی استاد.
امور فارغ‌التحصیلی: پیگیری مراحل صدور دانشنامه، سوال در مورد تسویه حساب نهایی، مشکلات مربوط به تشکیل پرونده فارغ‌التحصیلی.
گواهی و مدارک: درخواست گواهی اشتغال به تحصیل، ریزنمرات رسمی یا غیررسمی.
مشاوره تحصیلی: سوال در مورد قوانین آموزشی، سقف مجاز واحدها، شرایط دانشجوی ممتاز شدن، قوانین مشروطی.
معادل‌سازی دروس: درخواست بررسی و معادل‌سازی دروسی که در دانشگاه دیگری گذرانده‌اید.
حذف و اضافه: مشکلات مربوط به فرآیند حذف و اضافه، درخواست حذف اضطراری.
2. درخواست‌های حوزه مالی و شهریه این بخش، دومین حوزه پراستفاده در سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد است.
مشکلات پرداخت شهریه: خطای درگاه پرداخت، عدم ثبت پرداخت در سیستم آموزشیار پس از کسر پول از حساب.
اعتراض به مبلغ شهریه: سوال در مورد نحوه محاسبه شهریه دانشگاه آزاد (ثابت و متغیر)، درخواست بررسی مغایرت در مبلغ بدهی.
وام دانشجویی: سوال در مورد شرایط وام، پیگیری وضعیت درخواست وام، مشکلات مربوط به بازپرداخت.
تخفیف شهریه: درخواست اعمال تخفیف‌های دانشجویان ممتاز، خانواده شاهد و ایثارگر و …
تسویه حساب مالی: پیگیری فرآیند تسویه حساب برای فارغ‌التحصیلی یا انصراف.
بستانکاری و بازگشت وجه: درخواست بازگرداندن مبالغی که به اشتباه یا اضافه پرداخت کرده‌اید.
3. درخواست‌های حوزه دانشجویی و فرهنگی این درخواست‌ها به خدمات رفاهی و فرهنگی دانشگاه مربوط می‌شوند.
امور خوابگاه: درخواست ثبت نام خوابگاه، پیگیری مشکلات مربوط به اتاق یا تاسیسات.
کارت دانشجویی: درخواست صدور کارت دانشجویی المثنی.
تغذیه و سلف: مشکلات رزرو غذا، کیفیت غذا.
تربیت بدنی: سوال در مورد ثبت نام در تیم‌های ورزشی، استفاده از امکانات ورزشی.
4. درخواست‌های حوزه فنی و پشتیبانی سامانه‌ها این بخش به طور خاص به پشتیبانی فنی دانشگاه آزاد می‌پردازد.
مشکلات ورود به سامانه‌ها: فراموشی رمز عبور آموزشیار یا سامانه دان، قفل شدن حساب کاربری.
خطاهای سیستمی: گزارش هرگونه باگ یا خطای نرم‌افزاری که در سامانه‌های دانشگاه مشاهده می‌کنید (مثلاً “خطای دسترسی” یا “خطای سرور”).
پشتیبانی سامانه دان: مشکلات مربوط به ورود به کلاس آنلاین، قطع و وصل شدن صدا یا تصویر، عدم مشاهده محتوای ضبط شده کلاس‌ها.
مشکلات اتصال به اینترنت دانشگاه.
5. درخواست‌های حوزه پژوهش و تحصیلات تکمیلی این بخش بیشتر مورد استفاده دانشجویان کارشناسی ارشد و دکتری است.
امور پایان‌نامه و رساله: سوال در مورد فرآیند تصویب پروپوزال، تعیین استاد راهنما، مراحل دفاع.
فرصت‌های پژوهشی: سوال در مورد دستیاری پژوهشی (RA) یا دستیاری آموزشی (TA).
مقالات و انتشارات: سوال در مورد نحوه ثبت مقالات علمی و دریافت امتیاز پژوهشی.
آماده‌سازی قبل از نبرد؛ چه چیزهایی را باید قبل از ارسال تیکت آماده کنید؟ ارسال تیکت به دانشگاه آزاد مانند یک ماموریت است. هرچه آماده‌تر باشید، شانس موفقیت شما (یعنی دریافت پاسخ سریع و دقیق) بیشتر است. قبل از ورود به سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد، این موارد را آماده کنید:
اطلاعات هویتی و دانشجویی دقیق:
شماره دانشجویی کامل و دقیق.
کد ملی.
نام و نام خانوادگی کامل.
نام دقیق واحد دانشگاهی شما.
رشته و مقطع تحصیلی.
تشریح دقیق و شفاف مشکل:
قبل از نوشتن، مشکل را برای خودتان چند بار مرور کنید. دقیقاً چه اتفاقی افتاده است؟ از چه زمانی این مشکل شروع شده؟ چه اقداماتی را قبلاً انجام داده‌اید؟
جمع‌آوری مستندات (بسیار مهم):
اسکرین‌شات (Screenshot): بهترین دوست شما در سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد، اسکرین‌شات است. از هر پیغام خطا، هر صفحه مشکوک، و هر مغایرتی که می‌بینید، یک عکس واضح بگیرید. یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است.
رسیدهای بانکی: اگر مشکل شما مربوط به پشتیبانی شهریه دانشگاه آزاد است، اسکرین‌شات از رسید پرداخت موفق یا پیامک کسر از حساب، ضروری است.
کدها و شماره‌ها: اگر مشکل شما به درس خاصی مربوط است، کد درس و نام استاد را یادداشت کنید.
دانستن اینکه درخواست را به چه کسی می‌فرستید:
اگرچه سیستم هوشمند است، اما دانستن اینکه مشکل شما به کدام حوزه (آموزشی، مالی، فنی) تعلق دارد، به شما کمک می‌کند تا عنوان و متن درخواست خود را هدفمندتر بنویسید.
آماده‌سازی این موارد، تفاوت بین یک تیکت سردرگم که روزها بی‌پاسخ می‌ماند و یک تیکت دقیق که در کمتر از چند ساعت به نتیجه می‌رسد را رقم می‌زند.
راهنمای جامع و تصویری؛ چگونه یک درخواست بی‌نقص ثبت کنیم؟ اینک به قلب مقاله رسیده‌ایم: راهنمای سامانه ثبت درخواست به صورت گام به گام. گام اول: ورود به سامانه
آدرس اصلی سامانه، request.iau.ac.ir است. این آدرس را در مرورگر خود وارد کنید.
همچنین می‌توانید از طریق سایت اصلی دانشگاه آزاد یا پورتال واحد دانشگاهی خود، لینک ورود به سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد را پیدا کنید.
صفحه ورود از شما نام کاربری و رمز عبور می‌خواهد.
نام کاربری: معمولاً شماره دانشجویی شماست.
رمز عبور: همان رمز عبور سامانه آموزشیار یا سایر سامانه‌های دانشگاه است.
نکته: برای اولین ورود یا در صورت فراموشی رمز، معمولاً گزینه‌ای برای بازیابی رمز از طریق کد ملی و شماره موبایل وجود دارد.
گام دوم: آشنایی با داشبورد اصلی پس از ورود به سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد، شما با یک داشبورد روبرو می‌شوید. اجزای اصلی این داشبورد عبارتند از:
ارسال درخواست جدید: واضح‌ترین دکمه برای شروع فرآیند.
لیست درخواست‌ها: جایی که می‌توانید تمام تیکت‌های قبلی خود را ببینید.
صندوق ورودی: پاسخ‌هایی که از طرف پشتیبانی دریافت کرده‌اید در اینجا نمایش داده می‌شود.
آمار درخواست‌ها: خلاصه‌ای از تعداد درخواست‌های باز، بسته و در حال بررسی.
گام سوم: ایجاد یک درخواست جدید
روی دکمه “ارسال درخواست جدید” یا معادل آن کلیک کنید.
فرم ایجاد تیکت جدید برای شما باز می‌شود. این فرم، مهم‌ترین بخش کار شماست.
گام چهارم: تکمیل دقیق فرم درخواست این فرم معمولاً شامل فیلدهای زیر است:
واحد دانشگاهی: به صورت خودکار بر اساس اطلاعات شما پر می‌شود، اما از صحت آن اطمینان حاصل کنید.
مخاطب/دپارتمان (Department): این یک فیلد کشویی بسیار مهم است. شما باید انتخاب کنید که درخواستتان به کدام بخش مربوط است. گزینه‌ها معمولاً شامل موارد زیر هستند:
پشتیبانی آموزشیار / امور آموزش
امور مالی و شهریه
پشتیبانی فنی / IT
امور دانشجویی
امور پژوهشی
انتخاب صحیح این بخش، تضمین می‌کند که ارسال تیکت به دانشگاه آزاد مستقیماً به دست کارشناس مربوطه برسد.
موضوع / اولویت (Priority/Subject): برخی سیستم‌ها به شما اجازه می‌دهند اولویت درخواست (عادی، مهم، فوری) را مشخص کنید. در انتخاب اولویت “فوری” صادق باشید و فقط برای موارد واقعاً اضطراری از آن استفاده کنید.
عنوان (Title): عنوان تیکت شما باید مانند تیتر یک خبر، کوتاه، واضح و گویا باشد.
عنوان بد: “مشکل” یا “کمک”
عنوان خوب: “خطای پرداخت شهریه ترم بهمن 1403”
عنوان عالی: “عدم ثبت درس ‘ریاضی 1’ با کد 12345 در آموزشیار با وجود اخذ موفق”
متن درخواست (Body/Message): اینجا جایی است که باید مشکل خود را با جزئیات کامل شرح دهید. از ساختار زیر پیروی کنید:
مقدمه: با سلام و احترام شروع کنید.
شرح مشکل: به طور دقیق توضیح دهید که مشکل چیست. “در تاریخ … ساعت … اقدام به پرداخت شهریه کردم. مبلغ از حسابم کسر شد اما در آموزشیار همچنان بدهکار هستم.”
ارائه جزئیات و مستندات: “شماره پیگیری تراکنش بانکی … و اسکرین‌شات کسر از حساب به پیوست تقدیم می‌گردد. شماره دانشجویی من … است.”
اقدامات انجام شده: “تاکنون 24 ساعت صبر کرده‌ام و یک بار از سیستم خارج و مجدد وارد شده‌ام اما مشکل پابرجاست.”
درخواست نهایی: “خواهشمندم وضعیت پرداخت بنده را بررسی و در سیستم ثبت فرمایید.”
پیوست فایل (Attachments): در این بخش، تمام اسکرین‌شات‌ها و مدارکی که آماده کرده‌اید را بارگذاری کنید. این کار به پشتیبانی آنلاین دانشگاه آزاد کمک می‌کند تا بدون نیاز به سوالات اضافی، مشکل شما را درک و حل کند.
گام پنجم: ثبت نهایی و دریافت کد پیگیری پس از بازبینی نهایی تمام فیلدها، روی دکمه “ثبت” یا “ارسال” کلیک کنید. سیستم بلافاصله یک پیام موفقیت‌آمیز به همراه یک شماره تیکت یا کد رهگیری به شما نمایش می‌دهد. این کد را حتماً یادداشت یا از آن اسکرین‌شات بگیرید. این کد، شناسنامه درخواست شماست و برای تمام پیگیری‌های بعدی به آن نیاز خواهید داشت.
پس از ارسال؛ هنر پیگیری موثر و مدیریت درخواست‌ها کار شما با زدن دکمه “ارسال” تمام نمی‌شود. پیگیری درخواست در دانشگاه آزاد یک مهارت است.
درک وضعیت‌های مختلف یک تیکت هر تیکت در سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد دارای یک وضعیت (Status) است:
باز (Open): شما به تازگی تیکت را ارسال کرده‌اید و هنوز توسط هیچ کارشناسی مشاهده نشده است.
در حال بررسی (In Progress / Pending): یک کارشناس تیکت شما را باز کرده و در حال کار بر روی آن است. این یک نشانه خوب است.
پاسخ داده شده (Answered / Replied): کارشناس به شما پاسخ داده است. شما باید وارد تیکت شوید و پاسخ را مطالعه کنید.
بسته شده (Closed / Resolved): از نظر واحد پشتیبانی، مشکل شما حل شده و تیکت بسته شده است.
در انتظار پاسخ مشتری (Awaiting Customer Reply): کارشناس از شما سوالی پرسیده یا اطلاعات بیشتری خواسته و منتظر پاسخ شماست.
چگونه پاسخ‌ها را ببینیم و پاسخ دهیم؟
وارد سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد شوید.
به بخش “لیست درخواست‌ها” یا “صندوق ورودی” بروید.
روی تیکتی که وضعیت آن “پاسخ داده شده” است، کلیک کنید.
تاریخچه مکاتبات را خواهید دید. آخرین پاسخ از طرف پشتیبانی در بالا یا پایین صفحه نمایش داده می‌شود.
اگر پاسخ قانع‌کننده بود و مشکل حل شد، کار تمام است.
اگر کارشناس از شما سوالی پرسیده یا نیاز به توضیح بیشتر دارید، از کادر پاسخ (Reply) برای ارسال پیام جدید در همان تیکت استفاده کنید. هرگز برای پاسخ به یک تیکت قدیمی، یک تیکت جدید باز نکنید! این کار باعث سردرگمی و تاخیر در کار شما می‌شود.
چه کار کنیم اگر به تیکت ما پاسخ داده نشد؟
صبور باشید: بسته به حجم کاری و نوع درخواست، پاسخگویی آنلاین دانشگاه آزاد ممکن است از چند ساعت تا چند روز کاری طول بکشد.
بررسی مجدد: پس از گذشت زمان معقول (مثلاً 2-3 روز کاری)، یک پاسخ کوتاه و مودبانه در همان تیکت ثبت کنید: “با سلام، جهت یادآوری و پیگیری درخواست شماره … مزاحم شدم. آیا امکان بررسی وجود دارد؟”
تغییر اولویت: اگر امکان ویرایش تیکت وجود دارد و مشکل شما واقعاً حیاتی شده، اولویت آن را افزایش دهید.
مراجعه به رئیس اداره: به عنوان آخرین راه حل، می‌توانید شماره تیکت خود را به همراه داشته و به صورت حضوری به رئیس اداره مربوطه (مثلاً رئیس آموزش یا رئیس امور مالی) در واحد دانشگاهی خود مراجعه کرده و موضوع را پیگیری کنید.
عیب‌یابی و مشکلات رایج؛ راه حل چالش‌های متداول هیچ سیستمی بی‌نقص نیست. در این فصل به مشکلات رایجی که کاربران با سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد دارند و راه‌حل‌های آن‌ها می‌پردازیم.
مشکل ۱: “نمی‌توانم وارد سامانه شوم / رمز عبور را فراموش کرده‌ام.”
راه‌حل: از گزینه “بازیابی رمز عبور” در صفحه ورود استفاده کنید. اگر این گزینه کار نکرد، باید از طریق همین سامانه (توسط یک دوست) یا به صورت حضوری از پشتیبانی فنی دانشگاه آزاد در واحد خود درخواست ریست کردن رمز را بدهید.
مشکل ۲: “فایل پیوست آپلود نمی‌شود.”
راه‌حل: ابتدا حجم و فرمت فایل را چک کنید. معمولاً محدودیت حجمی (مثلاً 2 مگابایت) و فرمتی (JPG, PNG, PDF) وجود دارد. حجم عکس خود را کم کرده یا فرمت آن را تغییر دهید و دوباره تلاش کنید.
مشکل ۳: “تیکت من بدون حل شدن مشکل، بسته (Closed) شد.”
راه‌حل: این اتفاق ناخوشایند است اما رخ می‌دهد. شما دو راه دارید:
برخی سیستم‌ها اجازه “بازگشایی تیکت” (Re-open Ticket) را تا چند روز پس از بسته شدن می‌دهند. به دنبال این گزینه بگردید.
اگر امکان بازگشایی نبود، یک تیکت جدید ثبت کنید. در عنوان تیکت جدید بنویسید: “پیگیری تیکت بسته شده شماره [شماره تیکت قبلی]”. در متن نیز توضیح دهید که مشکل شما حل نشده و تیکت قبلی به اشتباه بسته شده است.
مشکل ۴: “نمی‌دانم درخواستم را برای کدام دپارتمان ارسال کنم.”
راه‌حل: نزدیک‌ترین و منطقی‌ترین گزینه را انتخاب کنید. اگر اشتباه هم انتخاب کنید، کارشناس پشتیبانی معمولاً خودش تیکت شما را به دپارتمان صحیح منتقل (Transfer) می‌کند. پشتیبانی آموزشیار یا “امور آموزش” معمولاً انتخاب امنی برای اکثر مشکلات تحصیلی است.
جمع‌بندی نهایی: سامانه ثبت درخواست به عنوان یک مهارت کلیدی همانطور که در این دایرةالمعارف بیش از 8000 کلمه‌ای دیدیم، سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد فراتر از یک فرم تماس ساده است. این یک اکوسیستم پویا برای مدیریت ارتباطات، مستندسازی مشکلات و پیگیری راه‌حل‌هاست. تسلط بر این سامانه، یک مهارت ضروری برای هر دانشجوی مدرن در دانشگاه آزاد است. با دنبال کردن راهنمای سامانه ثبت درخواست که در این مقاله ارائه شد، شما می‌توانید با اطمینان کامل هرگونه چالش آموزشی، مالی یا فنی را به صورت رسمی و قابل پیگیری مطرح کنید. از پشتیبانی آموزشیار و پشتیبانی سامانه دان گرفته تا پیچیده‌ترین مسائل مربوط به شهریه دانشگاه آزاد، کلید حل مشکلات شما در دستان خودتان و در توانایی شما برای ارسال تیکت به دانشگاه آزاد به شیوه‌ای حرفه‌ای نهفته است. این سامانه را دوست خود بدانید، از آن به درستی استفاده کنید و شاهد باشید که چگونه موانع مسیر تحصیلی شما یکی پس از دیگری برداشته می‌شوند.
سوالات پر تکرار (FAQ) 1. تفاوت اصلی بین استفاده از سامانه ثبت درخواست و تماس تلفنی یا ایمیل مستقیم چیست؟ پاسخ: تفاوت اصلی در سه کلمه خلاصه می‌شود: تمرکز، پیگیری و مستندسازی. سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد یک کانال رسمی و متمرکز است که به هر درخواست یک کد رهگیری منحصر به فرد اختصاص می‌دهد. این به شما امکان می‌دهد وضعیت درخواست خود را در هر لحظه پیگیری کنید. تمام مکاتبات شما مستند شده و ذخیره می‌شود. در مقابل، تماس تلفنی قابل پیگیری نیست و ایمیل‌ها ممکن است در انبوه نامه‌ها گم شوند و هیچ تضمینی برای پاسخگویی وجود ندارد. تیکتینگ دانشگاه آزاد یک راه حل ساختاریافته و قابل اعتماد است.
2. اگر رمز عبور سامانه ثبت درخواست (که همان رمز آموزشیار است) را فراموش کردم چه کار کنم؟ پاسخ: در صفحه ورود به سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد (request.iau.ac.ir) یا سامانه آموزشیار، گزینه‌ای تحت عنوان “فراموشی رمز عبور” یا “بازیابی رمز” وجود دارد. با کلیک بر روی آن، معمولاً از شما خواسته می‌شود تا کد ملی و شماره موبایلی که در سیستم ثبت کرده‌اید را وارد کنید. سپس یک کد فعال‌سازی یا لینک بازیابی برای شما ارسال می‌شود. اگر به آن شماره موبایل دسترسی ندارید، تنها راه حل شما، درخواست حضوری از واحد پشتیبانی فنی دانشگاه آزاد در مرکز دانشگاهی خودتان برای ریست کردن رمز عبور است.
3. معمولاً چقدر طول می‌کشد تا به یک تیکت پاسخ داده شود؟ پاسخ: زمان پاسخگویی به عوامل متعددی بستگی دارد: واحد دانشگاهی شما، دپارتمان مربوطه (معمولاً پشتیبانی شهریه دانشگاه آزاد و پشتیبانی آموزشیار شلوغ‌تر هستند)، و پیچیدگی درخواست شما. به طور معمول، پاسخ اولیه باید ظرف 24 تا 72 ساعت کاری (یعنی به جز روزهای تعطیل) داده شود. اگر درخواست شما نیاز به بررسی بیشتری داشته باشد، ممکن است بیشتر طول بکشد، اما کارشناس باید در پاسخ اولیه این موضوع را به شما اطلاع دهد.
4. آیا می‌توانم یک تیکتی که بسته شده (Closed) را دوباره باز کنم؟ پاسخ: این قابلیت بستگی به تنظیمات سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد در واحد شما دارد. در بسیاری از موارد، شما تا چند روز پس از بسته شدن تیکت، گزینه‌ای برای “بازگشایی” (Re-open) آن دارید. اگر این گزینه را مشاهده می‌کنید و مشکل شما حل نشده است، حتماً از آن استفاده کنید. اگر این گزینه وجود نداشت، بهترین راه، ایجاد یک تیکت جدید با اشاره به شماره تیکت قبلی است. در عنوان تیکت جدید بنویسید: “ادامه پیگیری درخواست بسته شده به شماره XXXXX”.
5. آیا سامانه ثبت درخواست همان پشتیبانی آموزشیار است؟ یا برای مشکلات آموزشیار باید جای دیگری تیکت بزنیم؟ پاسخ: این یک سوال بسیار مهم است. سامانه ثبت درخواست دانشگاه آزاد یک سامانه مادر و یکپارچه است. پشتیبانی آموزشیار یکی از دپارتمان‌های اصلی در دل همین سامانه است. بنابراین، برای تمام مشکلات آموزشیار (از انتخاب واحد و نمرات گرفته تا خطاهای فنی آن)، شما باید از همین سامانه ثبت درخواست استفاده کنید و در هنگام ایجاد تیکت، دپارتمان یا مخاطب را “امور آموزش” یا “پشتیبانی آموزشیار” انتخاب نمایید. نیازی به مراجعه به هیچ سامانه دیگری برای ارسال تیکت مربوط به آموزشیار نیست.