پشتیبانی آموزشیار
مرکز مشاوره برتر
تخصصی ترین سامانه تلفنی مشاوره در کشور
جهت مشاوره تخصصی در خصوص پشتیبانی آموزشیار می توانید همه روزه(حتی ایام تعطیل و روزهای جمعه) از ساعت 8 صبح تا ساعت 24 با تلفن ثابت منزل با شماره 9099071290 با کارشناسان این مرکز در ارتباط باشید .برقراری ارتباط با شماره قید شده فقط با تلفن ثابت منزل امکان پذیر است و قابل شماره گیری با موبایل نمی باشد.
توجه مهم :(قبل از شماره 9099071290 به هیچ عنوان کد 021 و یا عدد صفر و یا هیچ کد دیگری نگیرید .) .برقراری ارتباط با شماره قید شده فقط با تلفن ثابت منزل امکان پذیر است و قابل شماره گیری با موبایل نمی باشد.
پشتیبانی آموزشیار
سیستمهای مدیریت اطلاعات دانشگاهی همواره به عنوان ستون فقرات ارائه خدمات آموزشی، مالی و اداری در موسسات آموزش عالی عمل میکنند. دانشگاه آزاد اسلامی به عنوان یکی از بزرگترین دانشگاههای حضوری جهان با داشتن صدها واحد دانشگاهی و میلیونها دانشجو و دانشآموخته، نیازمند بستری یکپارچه و هوشمند برای یکپارچهسازی فرآیندهای خود بود. پیادهسازی پلتفرم متمرکز آموزشیار گامی بزرگ در جهت حذف فرآیندهای کاغذی، کاهش مراجعات حضوری و تسریع در ارائه خدمات تحصیلی بود. این مقاله با تمرکز بر آخرین تغییرات سیستم در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۵ و با هدف راهنمایی دقیق کاربران برای استفاده بهینه و حل چالشهای فنی تدوین شده است تا داوطلبان، دانشجویان و اساتید بتوانند بدون نیاز به مراجعات مکرر به شعب حضوری، تمامی امور خود را از طریق درگاههای آنلاین به سرانجام برسانند.
سیر تکامل زیرساختهای نرمافزاری دانشگاه آزاد اسلامی از آموزشیار قدیمی به آموزشیار جدید
بررسی روند توسعه فناوری اطلاعات در دانشگاه آزاد اسلامی نشان میدهد که سیستمهای اولیه ثبتنام و مدیریت آموزشی به صورت توزیعشده و محلی در هر واحد دانشگاهی عمل میکردند. این عدم تمرکز مشکلات متعددی از جمله عدم امکان انتقال سریع اطلاعات دانشجویان انتقالی، ناهماهنگی در ثبت کدهای درسی و مشکلات شدید در تجمیع آمارهای مالی را به همراه داشت. برای رفع این چالشها، بستر اولیه یا همان سیستم آموزشیار قدیمی طراحی و راهاندازی شد. در ابتدای کار، این سیستم با چالشهای فنی متعددی نظیر کندی شدید در زمان انتخاب واحد سراسری، قطعیهای مکرر سرورها در زمان اعلام نتایج و عدم تطابق درگاههای بانکی مواجه بود. ساختار سختافزاری در نسخه آموزشیار قدیمی توانایی پردازش همزمان حجم عظیمی از درخواستهای کاربران را نداشت و این موضوع باعث بروز نارضایتی در میان دانشجویان میشد.
با توجه به نیاز مبرم به بهبود کیفیت خدمات دیجیتال، تغییرات گستردهای در لایههای مختلف سختافزاری و نرمافزاری اعمال شد که منجر به پیدایش پلتفرم آموزشیار جدید گردید. در طراحی نسخه آموزشیار جدید، معایب نسخههای قبلی تا حد زیادی برطرف شده است. از ویژگیهای بارز این نسخه جدید میتوان به ارتقای ظرفیت سرورهای ابری، بهینهسازی کدهای برنامه نویسی برای لود سریعتر صفحات، افزودن پروتکلهای امنیتی چندعاملی و راهاندازی درگاههای بانکی هوشمند با قابلیت تایید آنی تراکنشها اشاره کرد. همچنین کارتابل اساتید و دانشجویان در نسخه جدید به صورت کاملاً مجزا و با کاربری بسیار سادهتر بازطراحی شده است تا دسترسی به گزینههای مختلف نظیر برنامهریزی هفتگی، پرونده الکترونیک و پیگیریهای مالی به سرعت انجام شود. این تحول ساختاری نقش بسزایی در کاهش خطاهای سیستمی و بهبود عملکرد کلی پورتال ایفا کرده است.
پروتکل گام به گام ورود به سایت آموزشیار دانشگاه آزاد برای دانشجویان
ورود امن و بدون مشکل به کارتابل شخصی نخستین قدم برای انجام هرگونه فعالیت تحصیلی است. دانشجویان مقاطع مختلف برای دسترسی به خدمات آموزشی باید به طور کامل با فرآیند ورود به سایت آموزشیار دانشگاه آزاد آشنا باشند. این پروسه دارای جزئیات فنی و امنیتی خاصی است که عدم رعایت آنها ممکن است باعث قفل شدن موقت دسترسی کاربر شود. نشانی اینترنتی رسمی جهت ورود به این درگاه جامع edu.iau.ac.ir میباشد. کاربران باید دقت کنند که همواره آدرس را به طور مستقیم در نوار آدرس مرورگر خود وارد کرده و از کلیک بر روی لینکهای غیررسمی در شبکههای اجتماعی خودداری نمایند.
مراحل دقیق و فنی جهت ورود به سایت آموزشیار دانشگاه آزاد به شرح زیر است:
ابتدا کاربر باید از یک مرورگر اینترنتی پایدار و بروزرسانیشده استفاده کند. مرورگرهای پیشنهادی کارشناسان فنی، گوگل کروم و موزیلا فایرفاکس در آخرین نسخههای انتشار یافته هستند. استفاده از مرورگرهای قدیمی یا مرورگرهای پیشفرض برخی گوشیهای هوشمند ممکن است باعث عدم نمایش صحیح کدهای امنیتی یا عدم کارکرد درگاههای پرداخت شود.
قبل از وارد کردن آدرس سایت، حتماً نرمافزارهای تغییر آیپی یا فیلترشکن را بر روی دستگاه خود کاملاً خاموش کنید. به دلیل مسائل امنیتی و جلوگیری از حملات سایبری توزیعشده، سرورهای دانشگاه دسترسی کاربران با آیپیهای خارجی را مسدود میکنند و در صورت روشن بودن فیلترشکن، صفحه ورود برای شما بارگذاری نخواهد شد.
پس از ورود به صفحه اصلی، متنی حاوی قوانین و مقررات آموزشی و هشدارهای امنیتی به نمایش درمیآید. دانشجو باید پس از مطالعه دقیق این موارد، دکمه تایید و پذیرش شرایط را کلیک کند تا فرم ورود فعال شود.
در فرم ورود، نام کاربری و رمز عبور از دانشجو مطالبه میشود. برای دانشجویان در حال تحصیل، نام کاربری به صورت پیشفرض شامل کد واحد دانشگاهی به همراه شماره دانشجویی است. رمز عبور نیز در اولین ورود توسط سیستم تعیین شده و پس از آن توسط دانشجو تغییر مییابد. وارد کردن دقیق کد امنیتی تصویر نیز در این مرحله الزامی است.
پس از کلیک بر روی دکمه ورود، سیستم امنیتی پورتال اقدام به ارسال یک کد تایید دو مرحلهای به شماره تلفن همراه ثبت شده دانشجو در سیستم میکند. دانشجو موظف است این کد را در کادر مربوطه در مدت زمان مشخص شده (معمولاً ۱۲۰ ثانیه) وارد کند تا مجوز ورود نهایی به کارتابل صادر شود. در صورت عدم دریافت پیامک، دانشجو باید از طریق شمارههای بخش پشتیبانی آموزشیار موضوع را پیگیری نماید.
راهنمای اختصاصی و نحوه ورود به آموزشیار پرسنل اساتید
اعضای هیئت علمی و اساتید مدعو دانشگاه آزاد اسلامی نیز دارای پرتالهای اختصاصی با سطوح دسترسی متفاوت هستند. تسلط بر نحوه ورود به آموزشیار پرسنل اساتید برای انجام وظایفی چون ثبت غیبتهای کلاسی، تعریف پروژهها، تایید نمرات میانترم و ثبت نهایی نمرات پایانترم ضروری است. این پنل به گونهای طراحی شده است که امنیت ثبت نمرات دانشجویان به طور کامل حفظ شود و امکان دسترسی غیرمجاز به آن وجود نداشته باشد.
مراحل و الزامات فرآیند نحوه ورود به آموزشیار پرسنل اساتید شامل موارد زیر است:
اساتید محترم باید از بخش ویژه اعضای هیئت علمی و اساتید در صفحه ورودی سیستم استفاده نمایند. در این بخش، نام کاربری اساتید معمولاً شامل کد ملی ده رقمی یا کد پرسنلی تعریف شده توسط کارگزینی هیئت علمی واحد دانشگاهی است. رمز عبور نیز بر اساس الگوهای امنیتی تعیین شده و اساتید باید در نگهداری آن دقت کافی را به عمل آورند.
سیستم ورود اساتید نیز به منظور جلوگیری از هرگونه دستکاری نمرات، به لایه امنیتی پیامکی مجهز است. پس از درج اطلاعات کاربری، کدی یکبار مصرف به شماره همراه استاد ارسال میشود که وارد کردن آن جهت دسترسی به کارتابل الزامی است. اساتید باید در صورت تغییر شماره تلفن همراه خود، مراتب را سریعاً به معاونت آموزشی واحد اطلاع دهند تا در سیستم ثبت شود.
پس از ورود، کارتابل اساتید برنامههای کلاسی نیمسال جاری، لیست اسامی دانشجویان هر گروه درسی و بخش ویژه ثبت ارزشیابیها را نمایش میدهد. اساتید میتوانند در این بخش به صورت هفتگی وضعیت حضور دانشجویان را مشخص کنند تا سیستم به صورت خودکار قوانین مربوط به حذف به دلیل غیبت بیش از حد مجاز را بررسی کند.
سیستم تیکتینگ و ساختار دپارتمان پشتیبانی آموزشیار
در سیستمهای اطلاعاتی با تعداد کاربران بسیار بالا، بروز اختلالات فنی، خطاهای پایگاه داده و مشکلات کاربری امری اجتنابناپذیر است. به همین منظور، مرکز تخصصی پشتیبانی آموزشیار به عنوان مرجع اصلی حل مشکلات فنی کاربران راهاندازی شده است. این دپارتمان وظیفه دارد تا به صورت ۲۴ ساعته پایداری شبکه و سرورها را رصد کرده و به درخواستهای ارسالی کاربران پاسخ دهد.
ساختار خدماترسانی در دپارتمان پشتیبانی آموزشیار به چند روش زیر تقسیم میشود:
سیستم ثبت تیکت الکترونیکی به عنوان اصلیترین روش ارتباطی شناخته میشود. دانشجویان و اساتید در صورت مواجهه با خطاهای سیستمی مانند عدم نمایش دروس در منوی انتخاب واحد، خطاهای پردازش مالی یا مغایرت هویتی میتوانند با مراجعه به بخش پشتیبانی پورتال خود، شرح دقیق مشکل را به همراه اسکرینشات خطا ارسال نمایند. کارشناسان فنی موظفند ظرف حداکثر ۲۴ ساعت نسبت به بررسی و رفع مشکل اقدام کنند.
بخش پشتیبانی تلفنی و حضوری در واحدهای دانشگاهی نیز فعال است. هر واحد دانشگاهی دارای یک کارشناس ارشد فناوری اطلاعات به عنوان رابط فنی سیستم است. دانشجویان در صورت بروز مشکلات حاد نظیر قفل شدن کارتابل یا خطاهای مربوط به عدم تطابق اطلاعات سجلی با سامانه ثبت احوال، میتوانند به صورت حضوری به کارشناس پشتیبانی فناوری اطلاعات واحد خود مراجعه نمایند تا اطلاعات پایه آنها اصلاح شود.
مهندسان ارشد هسته مرکزی نیز وظیفه پایش مداوم پهنای باند و منابع سختافزاری را بر عهده دارند تا در زمانهای پربازدید مانع از کندی یا قطعی کامل سرورها شوند. اقدامات بهینهسازی زیرساختها در سالهای اخیر سبب شده است تا نرخ خطاهای درگاههای مالی و بارگذاری صفحات به حداقل ممکن برسد.
پذیرش دانشجو از طریق سایت azmoon.org و فرآیند ثبت نام بدون کنکور دانشگاه آزاد
دانشگاه آزاد اسلامی بخش عمدهای از ظرفیت پذیرش دانشجو در مقاطع کاردانی و کارشناسی را به صورت بدون آزمون و بر اساس سوابق تحصیلی داوطلبان ارائه میدهد. داوطلبان متقاضی ثبت نام بدون کنکور دانشگاه آزاد باید توجه داشته باشند که کل فرآیند اولیه ثبتنام و انتخاب رشته از طریق سایت azmoon.org انجام میپذیرد. این وبسایت به عنوان مرجع رسمی سنجش و پذیرش دانشگاه آزاد اسلامی شناخته میشود و اطلاعرسانیهای رسمی قبولی از این طریق صورت میگیرد.
مراحل گام به گام پذیرش بدون آزمون به شرح زیر است:
داوطلبان ابتدا باید در بازههای زمانی اعلام شده توسط مرکز سنجش به سایت azmoon.org مراجعه کرده و دفترچه راهنمای ثبتنام مقطع تحصیلی مورد نظر خود را دریافت و به دقت مطالعه کنند. در این دفترچه، تمامی ضوابط پذیرش، شرایط عمومی و اختصاصی، و کد رشتهمحلهای فعال در سراسر کشور درج شده است.
پس از مطالعه دفترچه، داوطلب باید با خرید کارت اعتباری از طریق درگاههای بانکی موجود در سایت azmoon.org، شماره سریال ثبتنام خود را دریافت کند. با استفاده از این شماره سریال، فرم ثبتنام الکترونیکی فعال شده و متقاضی میتواند اطلاعات هویتی و معدل کتبی دیپلم خود را وارد نماید. وارد کردن دقیق معدل کتبی بسیار حیاتی است، زیرا هرگونه مغایرت در زمان ثبتنام نهایی منجر به لغو قبولی خواهد شد.
پس از ثبت اطلاعات فردی، داوطلب مجاز به انتخاب اولویتهای تحصیلی خود بر اساس کدهای مندرج در دفترچه است. پس از تایید نهایی، سیستم یک کد رهگیری صادر میکند که داوطلب باید آن را تا زمان اعلام نتایج حفظ کند. پس از اعلام نتایج قبولی در سایت azmoon.org، اطلاعات پذیرفتهشدگان به صورت خودکار به سامانه دانشگاهی منتقل میشود تا دانشجو بتواند فرآیند بارگذاری مدارک و دریافت شماره دانشجویی موقت خود را آغاز کند.
رشتههای بدون آزمون ارائهشده در این فرآیند تنوع بسیار بالایی دارند. در مقطع کارشناسی پیوسته، داوطلبان میتوانند در گروههای آزمایشی مختلف از جمله علوم انسانی (مانند حقوق، روانشناسی و مدیریت بازرگانی)، فنی و مهندسی (مانند مهندسی کامپیوتر، مهندسی عمران و مهندسی معماری)، علوم پایه (مانند زیستشناسی سلولی و مولکولی) و هنر اقدام به انتخاب رشته نمایند. این دورهها معمولاً ۴ سال به طول میانجامند. در مقطع کارشناسی ناپیوسته که مخصوص دارندگان مدرک فوقدیپلم است، رشتههایی نظیر مهندسی تکنولوژی نرمافزار، مدیریت دولتی و علمی کاربردی حسابداری ارائه میشوند که طول دوره تحصیلی آنها ۲ سال است. همچنین در مقاطع کاردانی پیوسته و ناپیوسته، دورههای مهارتی و کاربردی گوناگونی همچون الکتروتکنیک، کامپیوتر، تربیت بدنی و کاردانی فناوری اطلاعات فعال هستند که بستر مناسبی را برای ورود سریع فارغالتحصیلان به بازار کار فراهم میسازند.
مدیریت امور مالی و پیگیری پرداخت شهریه دانشگاه آزاد:
امور مالی و پرداخت به موقع هزینههای تحصیلی همواره از دغدغههای اصلی دانشجویان در طول ترم است. برای جلوگیری از بسته شدن کارتابل آموزشی و ممانعت از شرکت در امتحانات، انجام فرآیند پیگیری پرداخت شهریه دانشگاه آزاد به صورت منظم ضروری است. سیستم مالی پورتال شامل دو بخش مجزای شهریه ثابت و شهریه متغیر است که هر یک فرمول محاسباتی خاص خود را بر اساس بخشنامههای سالانه دارند.
نکات کلیدی در مدیریت مالی و پیگیری پرداخت شهریه دانشگاه آزاد عبارتند از:
شهریه ثابت بر اساس سال ورود دانشجو و مقطع تحصیلی تعیین شده و تا پایان دوره تحصیل تغییر نمیکند. دانشجو موظف است پیش از شروع بازه انتخاب واحد، مبلغ شهریه ثابت را به همراه علیالحساب شهریه متغیر پرداخت کند تا منوی انتخاب واحد برای او فعال شود.
شهریه متغیر بر اساس تعداد واحدهای اخذ شده در ترم (عملی، نظری، کارگاهی و تخصصی) محاسبه میشود. پرداخت مابقی شهریه متغیر تا پیش از شروع امتحانات پایان ترم جهت دریافت کارت ورود به جلسه الزامی است.
دانشجویان باید برای پرداختهای مالی از درگاههای بانکی معتبر داخل پورتال استفاده کنند. پس از انجام تراکنش، سیستم بانکی یک شماره مرجع و کد پیگیری صادر میکند. دانشجو باید این اطلاعات را تا زمان اعمال نهایی بستانکاری در سیستم ذخیره کند. در صورت بروز هرگونه تراکنش ناموفق که در آن پول از حساب کسر شده اما در سیستم ثبت نشده است، معمولاً وجه کسر شده ظرف ۷۲ ساعت توسط بانک بازگردانده میشود. در غیر این صورت با ارائه رسید بانکی به امور مالی واحد، مشکل برطرف خواهد شد.
راهنمای ثبت درخواست وام دانشجویی از سامانه آموزشیار
جهت تسهیل در پرداخت شهریههای تحصیلی و حمایت از دانشجویان مستعد، امکانات متعددی برای دریافت تسهیلات مالی فراهم شده است. ثبت درخواست وام دانشجویی از سامانه آموزشیار به صورت کاملاً غیرحضوری و در بازههای زمانی معین انجام میگیرد. این وامها شامل وامهای کوتاهمدت دانشگاه (بدون کارمزد و با بازپرداخت در طول ترم)، وامهای میانمدت صندوق رفاه دانشگاه، و وامهای بلندمدت وزارت علوم و بانکهای طرف قرارداد با بازپرداخت پس از فارغالتحصیلی میباشند.
مراحل ثبت درخواست وام دانشجویی از سامانه آموزشیار شامل موارد زیر است:
دانشجو ابتدا باید به بخش صندوق رفاه و تسهیلات دانشجویی در کارتابل خود مراجعه کند. در این بخش، انواع وامهای فعال به همراه سقف مبالغ مجاز بر اساس مقطع تحصیلی و شرایط ضامن نمایش داده میشود.
پس از انتخاب نوع وام مناسب، دانشجو باید فرمهای مربوط به مشخصات ضامن و متقاضی را با دقت تکمیل کند. ضامن معمولاً باید کارمند رسمی، پیمانی یا بازنشسته کشوری یا لشکری با ارائه فیش حقوقی و گواهی کسر از حقوق معتبر باشد.
بارگذاری اسناد مورد نیاز شامل تصویر کارت ملی ضامن و دانشجو، سند تعهد محضری ثبت شده در دفاتر اسناد رسمی و فیش حقوقی در پورتال الزامی است. فایلهای بارگذاری شده باید دارای وضوح کافی و حجم کمتر از میزان مجاز تعریف شده در سیستم باشند.
پس از ارسال مدارک، پرونده توسط کارشناس صندوق رفاه واحد دانشگاهی بررسی میشود. در صورت تایید نهایی و احراز صلاحیت، مبلغ وام مستقیماً به حساب شهریه دانشجو در سیستم واریز شده و تراز مالی او را بستانکار میکند. دانشجو موظف است اقساط وام خود را در سررسیدهای مقرر از طریق منوی پرداخت اقساط تسویه کند.
ضوابط و فرآیند حذف و اضافه از طریق سایت آموزشیار
بازه زمانی حذف و اضافه فرصتی حیاتی برای تغییر در برنامه هفتگی، جایگزینی کلاسها و مدیریت واحدهای اخذ شده است. فرآیند حذف و اضافه از طریق سایت آموزشیار بر اساس تقویم آموزشی مصوب و زمانبندیهای استانی مشخص انجام میشود. دانشجویان باید با قوانین آموزشی این بازه آشنا باشند تا دچار مشکلات کمبود واحد یا عدم رعایت چارت درسی نشوند.
ضوابط کلیدی در فرآیند حذف و اضافه از طریق سایت آموزشیار به شرح زیر است:
حضور در بازه حذف و اضافه مستلزم تسویه کامل بدهیهای مالی ترم جاری است. در صورتی که تراز مالی دانشجو بدهکار باشد، منوی حذف و اضافه برای او فعال نخواهد شد.
دانشجویان دوره کارشناسی پیوسته ملزم به رعایت سقف واحدهای اخذ شده هستند. حداقل تعداد واحدها در یک نیمسال ۱۲ واحد و حداکثر ۲۰ واحد است. دانشجویان با معدل بالای ۱۷ در ترم قبل میتوانند تا ۲۴ واحد اخذ کنند. دانشجویان مشروط (معدل ترمی کمتر از ۱۲) مجاز به اخذ بیش از ۱۴ واحد درسی نخواهند بود.
رعایت قوانین پیشنیاز و همنیاز بر اساس چارت مصوب رشته تحصیلی در این بازه الزامی است. سیستم به صورت خودکار مانع از اخذ دروسی میشود که پیشنیاز آنها پاس نشده است، مگر در مواردی که دانشجو ترم آخر بوده و مجوزهای لازم را از مدیر گروه دریافت کرده باشد.
پس از انجام تغییرات و حذف یا اضافه کردن دروس، دانشجو باید حتماً گزینه تثبیت نهایی دروس را کلیک کند تا تغییرات در پایگاه داده سیستم ثبت قطعی شود. عدم تثبیت نهایی ممکن است باعث لغو تغییرات اعمال شده و بازگشت به برنامه هفتگی اولیه شود.
ارزیابی کیفیت تدریس و مراحل ارزشیابی اساتید دانشگاه آزاد
نظرسنجی و ارزیابی کیفیت عملکرد اساتید یکی از ارکان مهم ارتقای کیفیت آموزشی در دانشگاه آزاد اسلامی است. فرآیند ارزشیابی اساتید دانشگاه آزاد در هفتههای پایانی هر نیمسال تحصیلی فعال شده و شرکت در آن برای کلیه دانشجویان الزامی است. این نظرسنجی شامل سوالاتی تخصصی درباره تسلط علمی استاد، شیوه انتقال مطالب، حضور به موقع در کلاس و رعایت شئونات اخلاقی است.
دانشجویان باید توجه داشته باشند که فرآیند ارزشیابی اساتید دانشگاه آزاد دارای اثرات سیستمی بر روی کارتابل آنها است. در صورتی که دانشجو فرمهای نظرسنجی مربوط به تک تک دروس خود را در بازه زمانی تعیین شده تکمیل نکند، کارتابل او با محدودیت مواجه خواهد شد. این محدودیتها شامل مسدود شدن دسترسی به بخش دریافت کارت ورود به جلسه امتحانات از سایت آموزشیار و همچنین عدم امکان مشاهده نمرات در سامانه آموزشیار است. اطلاعات ثبت شده در فرمهای نظرسنجی کاملاً محرمانه بوده و اساتید تنها نمرات میانگین حاصل از ارزیابیها را به صورت نمودارهای کلی مشاهده میکنند و دسترسی به نام یا شماره دانشجویی افراد نظرسنجیکننده ندارند.
پروتکل دریافت کارت ورود به جلسه امتحانات از سایت آموزشیار
کارت ورود به جلسه آزمون به عنوان سند هویتی دانشجو در جلسات امتحانات پایان ترم تلقی میشود و همراه داشتن نسخه چاپی آن الزامی است. فرآیند دریافت کارت ورود به جلسه امتحانات از سایت آموزشیار معمولاً دو هفته قبل از شروع امتحانات فعال میشود و دانشجو موظف است اطلاعات مندرج در آن را به دقت کنترل کند.
مراحل و اقدامات لازم برای دریافت کارت امتحان به شرح زیر است:
ابتدا تسویه حساب کامل مالی الزامی است. دانشجو باید تمام بدهیهای شهریه ثابت و متغیر خود را پرداخت کند تا تراز مالی او صفر یا بستانکار شود. در غیر این صورت منوی چاپ کارت برای او غیرفعال خواهد بود.
تکمیل کامل فرمهای نظرسنجی مربوط به ارزشیابی اساتید برای تمامی دروس اخذ شده در ترم جاری الزامی است.
پس از انجام دو مرحله فوق، دانشجو به منوی دریافت کارت ورود به جلسه مراجعه کرده و اقدام به چاپ کارت میکند. اطلاعات مهمی نظیر شماره صندلی، تاریخ و ساعت دقیق برگزاری آزمون، و نام سالن امتحانی در این کارت درج شده است. دانشجو در صورت مشاهده هرگونه مغایرت در نام دروس یا تاریخ امتحانات باید سریعاً به کارشناس آموزش واحد خود مراجعه نماید.
فرآیندهای ثبت و مشاهده نمرات کلاسی و امتحانی
ثبت و پایش نمرات در طول نیمسال تحصیلی یکی از فرآیندهای حیاتی برای ارزیابی مداوم پیشرفت درسی دانشجویان است. این بخش شامل ثبت نمرات میاندوره و پایاندوره است که هر کدام قوانین و مراحل دسترسی خود را دارند.
جزئیات ثبت و مشاهده نمرات در سامانه عبارتند از:
پس از برگزاری آزمونهای کتبی یا عملی میاندوره، اساتید اقدام به ثبت نمرات کلاسی میکنند. فرآیند مشاهده نمره میان ترم در آموزشیار به دانشجو این امکان را میدهد تا از وضعیت تحصیلی خود مطلع شده و برای امتحانات پایان ترم برنامهریزی بهتری انجام دهد. این نمرات معمولاً بخشی از بارم کل نمره درس را تشکیل میدهند و ثبت به موقع آنها شفافیت آموزشی را افزایش میدهد.
پس از پایان امتحانات نهایی و تصحیح اوراق توسط اساتید، فرآیند ثبت نمره در آموزشیار آغاز میشود. اساتید موظفند نمرات پایان ترم را در کارتابل خود وارد کرده و ثبت موقت نمایند. ثبت موقت به دانشجو فرصت میدهد تا نمره خود را مشاهده کرده و در صورت نیاز درخواست بازبینی ثبت کند. پس از بررسی اعتراضات، نمرات توسط استاد قفل نهایی شده و به کارنامه کل منتقل میشود. پس از قفل شدن، تغییر نمره تنها از طریق کمیسیون آموزشی واحد امکانپذیر است.
پس از اتمام امتحانات، دانشجویان برای بررسی وضعیت قبولی خود اقدام به مشاهده نمرات در سامانه آموزشیار میکنند. نمرات نهایی دروس پس از تایید توسط استاد و مدیر گروه آموزشی در کارنامه ترمی دانشجو قابل مشاهده خواهد بود. دانشجو باید دقت کند که نمرات مردودی نیز در معدل ترمی محاسبه میشوند و برای کسب نمره قبولی در دروس عمومی حداقل نمره ۱۰ و در دروس تخصصی نیز حداقل نمره ۱۰ ملاک است. در مقاطع تحصیلات تکمیلی حداقل نمره قبولی متفاوت است.
قوانین ثبت و رسیدگی به اعتراض نمرات در سامانه آموزشیار
امکان درخواست بازبینی اوراق امتحانی حقی قانونی برای تمامی دانشجویان است که فرآیند آن در سامانه به صورت الکترونیکی طراحی شده است تا از هرگونه اعمال نظر شخصی جلوگیری شود و حقوق دانشجویان محفوظ بماند.
مراحل ثبت و رسیدگی به اعتراضات نمرات شامل موارد زیر است:
دانشجو پس از مشاهده نمره موقت خود، در صورتی که معتقد به بروز اشتباه در محاسبه نمره یا تصحیح برگه باشد، میتواند فرآیند اعتراض به نمره در اموزشیار را آغاز کند. دانشجو باید در بازه زمانی قانونی (معمولاً ۵ روز پس از ثبت نمره موقت) به منوی اعتراضات مراجعه کرده و دلیل اعتراض خود را به صورت کتبی ثبت و ارسال کند. ثبت اعتراض خارج از این مهلت مقرر امکانپذیر نخواهد بود.
پس از ثبت درخواستهای دانشجویان، اساتید موظفند به کارتابل اعتراضات خود مراجعه نمایند. فرآیند نحوه رسیدگی به اعتراض نمره در اموزشیار شامل بررسی مجدد برگه امتحانی توسط استاد، ثبت توضیحات و در صورت لزوم تغییر نمره است. در صورت تغییر نمره، تایید نهایی مدیر گروه آموزشی و معاونت آموزشی واحد برای اعمال تغییرات در سیستم الزامی است. پس از تایید، نمره جدید به صورت قطعی ثبت و کارنامه نهایی میشود.
تحلیل سوابق تحصیلی کل و تاثیر آن بر پذیرش مقاطع بالاتر
کارنامه کل دانشجو نشاندهنده عملکرد علمی او در طول دوران تحصیل در دانشگاه است و به عنوان سند نهایی فارغالتحصیلی شناخته میشود. پایش دقیق این سوابق برای برنامهریزی آینده علمی دانشجو اهمیت بسیاری دارد.
سوابق تحصیلی دانشجو از دو جهت کلیدی قابل تحلیل است:
دانشجویان در طول دوره تحصیل خود میتوانند با اجرای مراحل نحوه مشاهده کارنامه کلی دانشجو در سامانه آموزشیار به معدل کل خود دسترسی داشته باشند. معدل کل بر اساس میانگین وزنی نمرات تمامی دروس پاسشده در طول ترمهای مختلف محاسبه میشود. بررسی این کارنامه برای اطمینان از پاس شدن تمامی دروس پیشنیاز، همنیاز و دروس عمومی بر اساس چارت رشته تحصیلی جهت فارغالتحصیلی الزامی است.
معدل کل به دست آمده در دوره کارشناسی دارای نقش بسیار تعیینکنندهای در آزمونهای ورودی مقاطع بالاتر است. بر اساس مصوبات سازمان سنجش کشور، میزان تاثیر سوابق تحصیلی در کنکور ارشد به صورت سهم ۲۰ درصدی از کل نمره آزمون اعمال میشود. این بدان معناست که ۲۰ درصد از تراز نهایی داوطلبان در آزمون کارشناسی ارشد بر اساس معدل دوران کارشناسی آنها که در سامانه دانشگاه ثبت شده است محاسبه میشود. بنابراین حفظ و ارتقای معدل کل در طول تحصیل میتواند شانس قبولی داوطلب را در دانشگاههای برتر کشور به شدت افزایش دهد.
کدهای خطای متداول سیستمی و روشهای عیبیابی فنی
در زمان کار با سیستم، کاربران ممکن است با پیامها و کدهای خطای مختلفی مواجه شوند. شناخت این خطاها و روشهای عیبیابی آنها میتواند زمان حل مشکل را کاهش دهد.
کدهای خطای رایج و راهکارهای رفع آنها عبارتند از:
خطای عدم بارگذاری صفحه یا لودینگ طولانی: این خطا معمولاً به دلیل ترافیک بالای سرورها در زمان انتخاب واحد رخ میدهد. راهکار فنی رفع آن، استفاده از اینترنت با پهنای باند مناسب، پاک کردن حافظه کش (Cache) مرورگر، و در صورت لزوم تلاش مجدد در ساعات کمترافیک شبانهروز است.
خطای عدم تطابق مشخصات فردی (کد خطای هویتی): این خطا زمانی نشان داده میشود که اطلاعات ثبت شده در سیستم با سامانه ثبت احوال کشور همخوانی نداشته باشد. برای رفع این مشکل، دانشجو باید تصویر شناسنامه و کارت ملی خود را به همراه درخواست کتبی به اداره آموزش واحد دانشگاهی خود تحویل دهد تا کارشناس آموزش اقدام به اصلاح اطلاعات پایه در پایگاه داده نماید.
خطای تراکنش ناموفق در درگاه بانکی: در صورتی که در زمان پرداخت شهریه با قطعی درگاه مواجه شدید و پول از حساب کسر شد، نگران نباشید. سیستم بانکی کشور به صورت خودکار مغایرتها را شناسایی کرده و وجه را ظرف ۷۲ ساعت به حساب شما بازمیگرداند. در صورت عدم برگشت وجه، رسید بانکی را به امور مالی واحد تحویل دهید.
خطای مسدود شدن شماره دانشجویی: این خطا زمانی رخ میدهد که دانشجو به دلایل آموزشی (مانند مشروطی بیش از حد مجاز) یا انضباطی یا بدهی مالی سنگین، توسط معاونت مربوطه معلق شده باشد. رفع این مسدودی نیازمند مراجعه حضوری به حوزه معاونت آموزشی واحد دانشگاهی است.
قوانین آموزشی مربوط به سنوات، مشروطی و مرخصی تحصیلی
سامانه هوشمند دانشگاه بر اساس قوانین آییننامه آموزشی وزارت علوم طراحی شده است و محدودیتهای قانونی را به صورت خودکار اعمال میکند.
قوانین کلیدی آموزشی ثبت شده در سیستم عبارتند از:
مشروطی تحصیلی: در صورتی که معدل ترمی دانشجو در مقطع کاردانی و کارشناسی به زیر ۱۲ برسد، دانشجو مشروط شناخته میشود. دانشجوی مشروط در ترم بعد مجاز به اخذ حداکثر ۱۴ واحد درسی خواهد بود. تکرار مشروطی در دو ترم متوالی یا سه ترم متناوب میتواند منجر به اخراج آموزشی دانشجو شود، مگر اینکه کمیسیون موارد خاص واحد مجوز ادامه تحصیل موقت صادر کند.
سنوات تحصیلی مجاز: برای هر مقطع تحصیلی سقف سنوات مشخصی تعریف شده است (مثلاً ۵ سال برای کارشناسی پیوسته). در صورت اتمام این سنوات، دانشجو باید درخواست تمدید سنوات خود را در سامانه ثبت کند تا پس از بررسی وضعیت نظام وظیفه (برای آقایان) و تایید کمیسیون، اجازه ادامه تحصیل در ترمهای اضافی صادر شود.
مرخصی تحصیلی: دانشجویان میتوانند در صورت داشتن عذر موجه، درخواست مرخصی تحصیلی خود را پیش از شروع ترم در سامانه ثبت کنند. مرخصی تحصیلی جزو سنوات تحصیلی دانشجو محاسبه میشود و ثبت آن مانع از درج غیبت غیرموجه یا انصراف در پرونده تحصیلی میگردد.
فرآیند تسویه حساب و فارغالتحصیلی الکترونیکی
پس از گذراندن تمامی واحدهای درسی مشخص شده در چارت آموزشی، فرآیند فارغالتحصیلی دانشجو آغاز میشود. به منظور تسریع در کارها، تمامی مراحل تسویه حساب به صورت الکترونیکی انجام میشود و نیازی به حضور فیزیکی دانشجو در بخشهای مختلف دانشگاه نیست.
مراحل تسویه حساب الکترونیکی عبارتند از:
ثبت درخواست فارغالتحصیلی توسط دانشجو در منوی پرونده الکترونیک کارتابل شخصی. با ثبت این درخواست، گردش کار پرونده آغاز میشود.
ارسال خودکار پرونده به بخشهای مختلف نظیر کتابخانه واحد (جهت اطمینان از عدم امانت کتاب)، امور دانشجویی و سلفسرویس، صندوق رفاه (جهت تعیین تکلیف وامهای دریافتی و واریز اقساط معوقه) و امور مالی (جهت تسویه نهایی بدهیهای شهریه). هر یک از این بخشها پس از بررسی، تاییدیه خود را در سیستم ثبت میکنند.
بررسی نهایی کارنامه کل توسط کارشناس آموزش و مدیر گروه آموزشی جهت اطمینان از پاس شدن تمامی دروس چارت رشته تحصیلی و ثبت نمرات قبولی.
پس از اخذ تاییدیه از تمامی بخشها، وضعیت دانشجو در سیستم به فارغالتحصیل تغییر یافته و پرونده جهت صدور گواهی موقت قبولی و دانشنامه نهایی به اداره دانشآموختگان سازمان مرکزی ارسال میشود. دانشجو میتواند مراحل پیشرفت پرونده خود را به صورت لحظهای در کارتابل خود رصد کند.
سوالات متداول پشتیبانی آموزشیار:
1-در صورت کسر پول از حساب و عدم بستانکاری در سیستم چه باید کرد؟
تراکنشهای ناموفق معمولاً ظرف مدت ۷۲ ساعت توسط سیستم شتاب به کارت بانکی مبدا بازگردانده میشوند. در صورت عدم برگشت وجه، دانشجو باید برای پیگیری پرداخت شهریه دانشگاه آزاد با در دست داشتن گزارش چاپی تراکنش حاوی شماره مرجع به امور مالی واحد خود مراجعه کند.
2-چگونه میتوان کارت ورود به جلسه آزمون پایان ترم را دریافت کرد؟
دانشجو باید ابتدا بدهیهای مالی خود را به طور کامل تسویه کرده و سپس فرمهای نظرسنجی مربوط به ارزشیابی اساتید دانشگاه آزاد را تکمیل کند تا لینک فعالسازی برای دریافت کارت ورود به جلسه امتحانات از سایت آموزشیار باز شود.
3-در صورت قفل شدن کارتابل به دلیل ورود اشتباه رمز عبور چه اقدامی لازم است؟
دانشجو باید از گزینه بازیابی رمز عبور در صفحه ورود به سایت آموزشیار دانشگاه آزاد استفاده کند یا به صورت حضوری یا تلفنی با کارشناس پشتیبانی آموزشیار در فناوری اطلاعات واحد دانشگاهی خود تماس بگیرد تا رمز عبور او بازنشانی شود.
4-میزان تاثیر معدل کل کارشناسی در آزمون کارشناسی ارشد چقدر است؟
میزان تاثیر سوابق تحصیلی در کنکور ارشد به میزان ۲۰ درصد از نمره تراز نهایی آزمون اعمال میشود که این درصد بر اساس معدل کل استخراجشده از بخش نحوه مشاهده کارنامه کلی دانشجو در سامانه آموزشیار محاسبه میگردد.
5-آیا امکان تغییر نمره قفل شده توسط استاد وجود دارد؟
پس از انجام فرآیند ثبت نمره در آموزشیار و قفل شدن آن توسط استاد، هرگونه تغییر نمره تنها از طریق ثبت درخواست در شورای آموزشی واحد دانشگاهی و با تایید معاونت آموزشی امکانپذیر است و استاد دسترسی مستقیم به تغییر نمره قفل شده ندارد.