مشروح خبر
مرکز مشاوره برتر
تخصصی ترین سامانه تلفنی مشاوره در کشور
جهت کسب اطلاعات در خصوص تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷ می توانید همه روزه(حتی ایام تعطیل و روزهای جمعه) از ساعت 8 صبح تا ساعت 24 با تلفن ثابت منزل با شماره 9099071290 با کارشناسان این مرکز در ارتباط باشید .برقراری ارتباط با شماره قید شده فقط با تلفن ثابت منزل امکان پذیر است و قابل شماره گیری با موبایل نمی باشد.
توجه :(قبل از شماره 9099071290 به هیچ عنوان کد 021 و یا عدد صفر و یا هیچ کد دیگری نگیرید .) برقراری ارتباط با شماره قید شده فقط با تلفن ثابت منزل امکان پذیر است و قابل شماره گیری با موبایل نمی باشد.
تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷
فرآیند تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین مراحل اداری و آموزشی است که تمامی دانشجویان مقاطع کاردانی دانشگاه علمی کاربردی و کارشناسی ناپیوسته دانشگاه علمی کاربردی پس از گذراندن موفقیت‌آمیز تمامی واحدهای درسی خود باید آن را با دقت کامل طی کنند. در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷، بخش عمده‌ای از رویه‌های اداری و آموزشی در قالب سامانه جامع آموزشی هم آوا به‌صورت مکانیزه انجام می‌پذیرد و دانشجویان برای دریافت مدرک موقت دانشگاه علمی کاربردی، دانشنامه رسمی دانشگاه علمی کاربردی، دریافت ریز نمرات تایید شده و مشخص کردن وضعیت نظام وظیفه دانشجویان پسر باید طبق تقویم زمان‌بندی دانشگاه اقدامات لازم را تکمیل نمایند. هدف از نگارش این راهنمای جامع و تخصصی، بررسی کامل کلیه مراحل اداری، مالی، آموزشی، پژوهشی و نظام وظیفه در فرآیند تسویه حساب نهایی دانشگاه جامع علمی کاربردی بر اساس آخرین دستورالعمل‌ها و شیوه‌نامه‌های ابلاغی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری است.
شرایط عمومی و اختصاصی شروع تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی در سامانه هم آوا
پیش از آنکه دانشجو بتواند درخواست رسمی خود را جهت انجام مراحل فارغ التحصیلی دانشگاه علمی کاربردی در پورتال دانشجویی ثبت کند، لازم است احراز شرایط اولیه تحصیلی به‌طور دقیق بررسی شود. در قدم نخست، تمامی نمرات دروس تخصصی، پایه، عمومی، کارورزی یک و کارورزی دو و همچنین پروژه نهایی باید در سامانه هم آوا به وضعیت نهایی و ثبت قطعی تبدیل شده باشند. اگر نمره‌ای در وضعیت ناتمام، موقت یا در حال اعتراض باقی مانده باشد، کارشناس آموزش قادر به صدور مجوز آغاز تسویه حساب اینترنتی دانشگاه علمی کاربردی نخواهد بود.
یکی از شرایط اصلی برای دانشجویان، بررسی رعایت سقف مجاز سنوات تحصیلی بر اساس آیین نامه آموزشی دانشگاه جامع علمی کاربردی است. در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷ دانشجویان مقطع کاردانی حداکثر طی مدت مجاز تعریف‌شده و دانشجویان مقطع کارشناسی ناپیوسته نیز طبق مصوبات کمیسیون موارد خاص مجاز به ادامه تحصیل و فراغت از تحصیل خواهند بود. در صورتی که دانشجو از سقف سنوات مجاز فراتر رفته باشد، ابتدا باید تاییدیه کمیسیون موارد خاص استان را اخذ کند و سپس فرآیند اداری فراغت از تحصیل دانشگاه علمی کاربردی را کلید بزند.
علاوه بر موضوع سنوات، تطبیق دقیق سرفصل مصوب دروس الزامی است. دانشجو باید تمام دروس پیش‌نیاز، هم‌نیاز، دروس عمومی الزامی طبق آخرین بخشنامه‌ها و ساعات کارورزی محیط کار را با موفقیت سپری کرده باشد. معدل کل دانشجو نیز نباید از حد نصاب دوازده کمتر باشد؛ چرا که در صورت پایین‌تر بودن معدل کل از دوازده، دانشجو مشمول قوانین مدرک معادل یا لزوم اخذ ترم جبرانی خواهد شد و نمی‌تواند مراحل دریافت مدرک دانشگاه علمی کاربردی را تکمیل نماید.
مراحل گام به گام ثبت درخواست فارغ التحصیلی در سامانه هم آوا دانشگاه جامع علمی کاربردی
برای آغاز پروسه، دانشجو ابتدا باید وارد نشانی اینترنتی سامانه جامع آموزشی هم آوا شده و با درج کد ملی و کلمه عبور اختصاصی وارد پنل کاربری خود شود. پس از ورود به صفحه کاربری، از منوی دسترسی‌های سمت راست، بخش خدمات آموزشی و سپس گزینه ثبت درخواست جدید انتخاب می‌شود. در این بخش، نوع درخواست باید تحت عنوان درخواست فارغ التحصیلی و تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی تعیین گردد.
پس از ثبت اولیه، سیستم به‌صورت هوشمند پرونده الکترونیکی دانشجو را بررسی کرده و در صورت نبود نقص پرونده اولیه، فرم دیجیتالی تسویه حساب دانشجویی دانشگاه علمی کاربردی را فعال می‌کند. این فرم الکترونیکی شامل گردش کارهای متعددی است که باید به تایید کارشناسان مختلف در مرکز آموزش علمی کاربردی محل تحصیل برسد. مرحله اول این فرم به کارشناس آموزش رشته اختصاص دارد که وظیفه بررسی تطبیق واحدها و نمرات کارنامه کلی را بر عهده دارد.
کارشناس آموزش پس از مطابقت دادن ریز نمرات با چارت رسمی وزارت علوم، تاییدیه آموزشی را صادر کرده و پرونده را در کارتابل مسئول مالی و شهریه قرار می‌دهد. در صورت وجود هرگونه خطا در واحدهای ثبت‌شده، دانشجو موظف است با مراجعه یا تماس با واحد آموزش مرکز، مغایرت‌های احتمالی مانند واحدهای معادل‌سازی شده یا دروس انتقالی از سایر مراکز را برطرف نماید تا گردش کار متوقف نشود.
نحوه پرداخت شهریه و تسویه حساب مالی دانشگاه علمی کاربردی ۱۴۰۶-۱۴۰۷
بخش مالی همواره از کلیدی‌ترین بخش‌های فرآیند تسویه حساب مالی دانشگاه علمی کاربردی است. در ساختار شهریه این دانشگاه، پرداخت‌ها به دو بخش شهریه ثابت و متغیر متعلق به مرکز آموزش و سهم پانزده درصدی دانشگاه جامع علمی کاربردی تقسیم می‌شوند. در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷ کلیه تراکنش‌ها صرفاً از طریق درگاه پرداخت الکترونیکی متصل به سامانه انجام می‌شود و واریز هرگونه وجه به شماره حساب‌های متفرقه فاقد اعتبار است.
دانشجو موظف است در زمان تسویه حساب فارغ التحصیلی دانشگاه علمی کاربردی تراز مالی خود را به عدد صفر برساند. این تراز مالی شامل بدهی‌های باقی‌مانده از نیمسال‌های پیشین، شهریه تمدید پروژه یا کارورزی، هزینه‌های دیرکرد در ثبت‌نام و همچنین مابه‌التفاوت افزایش شهریه در صورت تصویب هیات امنا خواهد بود. پس از بررسی دقیق حسابداری مرکز، تاییدیه مالی صادر می‌شود.
نکته حائز اهمیت دیگر برای دانشجویانی است که از تسهیلات صندوق رفاه دانشجویان وزارت علوم، وام شهریه یا وام‌های قرض‌الحسنه دانشجویی استفاده کرده‌اند. این دسته از دانش‌آموختگان باید دفترچه اقساط وام دانشجویی خود را دریافت نموده و نامه تسویه اولیه یا تعیین تکلیف بازپرداخت تسهیلات را از کارشناس رفاه مرکز اخذ کرده و در سامانه هم آوا ثبت نمایند؛ در غیر این صورت تاییدیه بخش مالی و رفاهی نهایی نخواهد شد.
فرآیند تسویه حساب صندوق رفاه دانشجویان وزارت علوم در دانشگاه علمی کاربردی ۱۴۰۶-۱۴۰۷
دانشجویانی که در طول دوران تحصیل خود از وام شهریه صندوق رفاه وزارت علوم استفاده کرده‌اند، باید پیش از اتمام فرآیند تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی وارد پرتال دانشجویی صندوق رفاه شوند. در این پرتال، مجموع مبالغ دریافت شده به همراه کارمزدهای قانونی محاسبه شده و جدول زمان‌بندی بازپرداخت اقساط برای دانشجو صادر می‌گردد. بر اساس مقررات سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷ صدور هرگونه گواهی یا مدرک موقت دانشگاه علمی کاربردی منوط به پرداخت حداقل درصد تعیین‌شده از بدهی کل یا صدور دفترچه اقساط منظم است.
پس از صدور دفترچه اقساط در سامانه صندوق رفاه، دانشجو باید تاییدیه پرداخت قسط اول یا تسویه حساب کامل تسهیلات را به کارشناس امور دانشجویی مرکز تحویل دهد تا بخش امور دانشجویی در سامانه هم آوا وضعیت متقاضی را تایید کند. در مواردی که دانشجو از سهمیه وام حامی یا تسهیلات بانکی طرف قرارداد دانشگاه نیز استفاده کرده باشد، استعلام عدم بدهی از بانک عامل نیز ضمیمه پرونده فارغ التحصیلی می‌گردد تا از بروز تاخیر در مرحله ارسال پرونده به واحد استانی ممانعت به عمل آید.
مراحل تسویه حساب کتابخانه، آزمایشگاه و کارگاه های تخصصی دانشگاه علمی کاربردی ۱۴۰۶-۱۴۰۷
مراکز آموزشی دانشگاه جامع علمی کاربردی به دلیل ماهیت مهارت‌محور خود دارای کارگاه‌ها، آزمایشگاه‌ها و سایت‌های کامپیوتری مجهزی هستند. بنابراین بخش مهمی از چرخه تسویه حساب حضوری دانشگاه علمی کاربردی مربوط به اخذ تاییدیه از مسئولان بخش‌های فنی، کارگاهی و کتابخانه مرکزی است.
دانشجو در وهله نخست باید تمام کتاب‌ها، نشریات، پایان‌نامه‌ها یا نرم‌افزارهای امانت گرفته شده از کتابخانه مرکز را عودت دهد. در صورتی که کتابی مفقود شده یا آسیب دیده باشد، بر اساس قوانین داخلی مرکز، دانشجو ملزم به تهیه نسخه جایگزین یا پرداخت جریمه ریالی مصوب شورای کتابخانه خواهد بود. مسئول کتابخانه پس از اطمینان از عدم بدهی امانی، تاییدیه مربوطه را در کارتابل الکترونیکی ثبت می‌کند.
در بخش آزمایشگاه‌ها و کارگاه‌ها، دانشجویان رشته‌های فنی و مهندسی، هنر و کشاورزی موظفند ابزارها، تجهیزات، قطعات و روپوش‌های کارگاهی تحویل گرفته شده را به انباردار کارگاه تحویل دهند. در صورت بروز هرگونه شکستگی، تخریب غیرعادی تجهیزات یا مفقودی قطعات، صورت‌جلسه خسارت تنظیم شده و هزینه آن پس از واریز به حساب مرکز، از سیستم حذف می‌گردد تا مسئول کارگاه‌ها بتواند گزینه تایید را در فرم تسویه حساب نهایی دانشگاه علمی کاربردی انتخاب نماید.
نحوه تسویه حساب دانشجویان شاهد و ایثارگر در دانشگاه جامع علمی کاربردی ۱۴۰۶-۱۴۰۷
دانشجویانی که از سهمیه‌های بنیاد شهید و امور ایثارگران، جانبازان و ایثارگران استفاده می‌کنند، فرآیند تسویه حساب ویژه‌ای را در بخش مالی و اداری طی می‌نمایند. این دسته از دانشجویان باید آخرین تاییدیه پرداخت شهریه توسط بنیاد شهید و امور ایثارگران را از طریق سامانه مربوطه یا به‌صورت معرفی‌نامه ممهور به مرکز آموزش ارائه دهند.
در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷ مغایرت‌های مالی ناشی از عدم واریز سهم شهریه توسط بنیاد شهید باید با هماهنگی ستاد شاهد و ایثارگر دانشگاه جامع علمی کاربردی واحد استان مرتفع گردد. کارشناس ستاد شاهد مرکز آموزشی موظف است پس از تطبیق ضوابط مربوط به سقف نیمسال‌های تحت پوشش بنیاد، مجوز نهایی برای اتمام تسویه حساب شهریه دانشگاه علمی کاربردی را در پورتال ثبت کند تا پرونده بدون تاخیر وارد مرحله صدور تاییدیه فارغ التحصیلی شود.
تعیین وضعیت نظام وظیفه دانشجویان پسر در زمان تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی ۱۴۰۶-۱۴۰۷
یکی از مراحل فوق‌العاده حساس در پروسه فارغ التحصیلی دانشگاه علمی کاربردی برای دانشجویان ذکور، لغو معافیت تحصیلی و تعیین تکلیف خدمت وظیفه عمومی است. بر اساس قوانین سازمان وظیفه عمومی فراجا، دانشگاه‌ها موظفند حداکثر ظرف مدت سه ماه پس از اتمام قطعی تحصیلات دانشجو، فرم اتمام معافیت تحصیلی را صادر کرده و مراتب را به پلیس ۱۰+ و سازمان وظیفه عمومی اعلام دارند.
در هنگام تکمیل فرآیند تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی، کارشناس نظام وظیفه مرکز آموزشی وضعیت کارت پایان خدمت، کارت معافیت دائم یا وضعیت معافیت تحصیلی دانشجو را بررسی می‌کند. برای دانشجویانی که مشمول خدمت هستند، فرم اعلام اتمام معافیت تحصیلی صادر می‌شود که در آن تاریخ دقیق فراغت از تحصیل، مقطع تحصیلی و معدل کل درج شده است. دانشجو با در دست داشتن این فرم یک سال فرصت دارد تا نسبت به ارسال مدارک اعزام به خدمت یا پذیرش در مقطع تحصیلی بالاتر اقدام کند تا وارد غیبت نظام وظیفه نشود.
دانشجویانی که در حین تحصیل موفق به اخذ کارت پایان خدمت یا معافیت دائم شده‌اند، باید اصل و کپی مدرک نظام وظیفه را به واحد آموزش تحویل دهند تا در پرونده فیزیکی و الکترونیکی درج شده و مانعی برای دریافت مدرک موقت دانشگاه علمی کاربردی وجود نداشته باشد. عدم پیگیری به موقع لغو معافیت تحصیلی می‌تواند منجر به جریمه اضافه خدمت یا ایجاد گره‌های قانونی در زمان پذیرش در مقاطع بالاتر گردد.
مدارک لازم برای تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی و صدور گواهی موقت ۱۴۰۶-۱۴۰۷
برای اینکه پرونده فارغ التحصیلی در کمیسیون بررسی مدارک دانشگاه تایید شود، متقاضی باید مجموعه‌ای از مدارک شناسایی و سوابق تحصیلی معتبر را در سامانه هم آوا بارگذاری کرده و در صورت نیاز، نسخه‌های فیزیکی را به بایگانی آموزش ارائه نماید. مدارک اصلی مورد نیاز در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷ شامل موارد زیر است:
اصل و کپی تمام صفحات شناسنامه عکس‌دار
اصل و تصویر کارت ملی هوشمند جدید
عکس پرسنلی پرسنلی جدید پشت‌نویسی شده با فرمت اداری
اصل مدرک دیپلم متوسطه نظام قدیم یا جدید و پیش‌دانشگاهی به همراه تاییدیه تحصیلی آموزش و پرورش برای مقطع کاردانی
اصل گواهینامه موقت یا دانشنامه مقطع کاردانی به همراه تاییدیه مقطع قبلی برای دانشجویان مقطع کارشناسی ناپیوسته
فرم ابطال کارت دانشجویی یا اعلام مفقودی رسمی در صورت مفقود شدن کارت
رسید پستی یا کد رهگیری تاییدیه تحصیلی دیپلم یا کاردانی
فرم امضا شده تسویه حساب کامل دانشگاه علمی کاربردی
فیش‌های واریزی حق نظارت دانشگاه و تمبر مالیاتی صدور مدرک
نقص در هر یک از مدارک فوق، به ویژه عدم وصول تاییدیه تحصیلی مقطع قبلی، منجر به توقف کامل صدور گواهینامه موقت دانشگاه علمی کاربردی خواهد شد. از این رو توصیه اکید می‌شود دانشجویان حداقل دو ماه پیش از اتمام ترم آخر، وضعیت تاییدیه تحصیلی مقطع پایه خود را از واحد بایگانی پیگیری کنند.
بررسی پرونده و تایید نهایی توسط واحد استانی دانشگاه جامع علمی کاربردی ۱۴۰۶-۱۴۰۷
پس از آنکه تمام بخش‌های داخلی مرکز آموزش علمی کاربردی اعم از آموزش، مالی، کارگاه، کتابخانه، دانشجویی و نظام وظیفه فرم الکترونیکی تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی را در سامانه هم آوا تایید کردند، پرونده از سطح مرکز خارج شده و به کارتابل اداره دانش‌آموختگان دانشگاه جامع علمی کاربردی واحد استانی ارسال می‌شود.
کارشناسان واحد استانی وظیفه دارند کلیه سوابق آموزشی دانشجو شامل بررسی مصوبات شورای آموزشی، تطبیق سرفصل‌ها، نمرات معادل‌سازی، بررسی شرایط ورود و قبولی، مجوزهای تمدید سنوات، مدارک پایه و تاییدیه تحصیلی مقطع قبلی را با قوانین بالادستی وزارت علوم بازبینی نمایند. در صورت نبود هیچ‌گونه ابهام قانونی، کارشناس استانی اقدام به ثبت تاییدیه نهایی نموده و مجوز صدور مدرک موقت فارغ التحصیلی دانشگاه علمی کاربردی را در سامانه صادر می‌کند. در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷ این فرآیند به‌صورت کاملاً الکترونیکی بین مرکز و استان تبادل شده و نیازی به مراجعه حضوری دانشجو به واحد استانی دانشگاه وجود ندارد.
نحوه صدور و دریافت گواهینامه موقت پایان تحصیلات دانشگاه علمی کاربردی
پس از تایید پرونده در واحد استانی، مرکز آموزش علمی کاربردی مجاز به چاپ و صدور مدرک موقت دانشگاه علمی کاربردی خواهد بود. این مدرک دارای هولوگرام امنیتی، شماره اختصاصی صدور در سامانه هم آوا و امضای رئیس مرکز و نماینده واحد استانی است. مدت اعتبار این گواهینامه موقت معمولاً شش ماه تا دو سال از تاریخ صدور است و جهت ارائه به سازمان‌ها، ادارات دولتی، شرکت‌های خصوصی و یا شرکت در آزمون‌های استخدامی و ادامه تحصیل در مقطع بالاتر دارای ارزش قانونی می‌باشد.
برای دریافت اصل مدرک موقت، حضور شخص دانشجو با همراه داشتن کارت شناسایی معتبر الزامی است. در صورتی که امکان حضور فیزیکی دانشجو فراهم نباشد، تحویل مدرک صرفاً به وکیل قانونی وی با ارائه وکالت‌نامه رسمی محضری که در آن عبارت اخذ مدارک تحصیلی دانشگاهی قید شده باشد، امکان‌پذیر خواهد بود. همچنین دانشجویان پسر مشمول خدمت باید برگه اعزام به خدمت بدون مهر غیبت یا کارت پایان خدمت ارائه دهند تا گواهینامه موقت به آنان تحویل داده شود.
مراحل لغو تعهد آموزش رایگان و صدور دانشنامه رسمی دانشگاه علمی کاربردی
در حالی که مدرک موقت برای امور داخلی کشور کاربرد دارد، برای ترجمه رسمی و ادامه تحصیل در خارج از کشور یا استخدام‌های خاص، دانشجویان به دانشنامه رسمی دانشگاه علمی کاربردی و ریز نمرات تایید شده نیاز خواهند داشت. صدور دانشنامه رسمی فرآیندی زمان‌برتر است که نیازمند ثبت درخواست مجدد پس از ابطال گواهینامه موقت می‌باشد.
دانشجو پس از پایان دوره اعتبار مدرک موقت یا اعلام آمادگی برای صدور دانشنامه، باید اصل گواهی موقت صادر شده را به واحد آموزش تحویل دهد. سپس پرونده فیزیکی و دیجیتالی جهت درج شماره صحت وزارت علوم به سامانه سجاد ارسال می‌گردد. در سیستم آموزش‌های مهارتی، هزینه‌های اندکی بابت چاپ و تمبر دانشنامه دریافت می‌گردد و پس از تایید نهایی سازمان مرکزی دانشگاه جامع علمی کاربردی، دانشنامه ممهور به مهر برجسته و امضای ریاست عالیه دانشگاه آماده تحویل خواهد بود.
کد صحت وزارت علوم و نحوه استعلام مدرک تحصیلی دانشگاه علمی کاربردی
در استانداردهای مدرن آموزشی و طبق قوانین اجرایی سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷، تمامی مدارک صادره از سوی دانشگاه جامع علمی کاربردی دارای شناسه یکتا موسوم به کد صحت وزارت علوم هستند. این کد به کارفرمایان، دانشگاه‌های مقصد و نهادهای ناظر امکان می‌دهد تا اصالت مدرک تحصیلی را به‌صورت آنلاین و برخط از سامانه رسمی وزارت علوم استعلام کنند.
دانشجویان پس از اتمام موفقیت‌آمیز تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی و ثبت فارغ التحصیلی در پورتال مرکزی، باید با ورود به سامانه سجاد وزارت علوم، نسبت به دریافت کد صحت اقدام نمایند. برای این منظور، اطلاعات پرونده، تصویر مدرک موقت و مشخصات سجلی بارگذاری شده و تاییدیه رسمی دانشگاه دریافت می‌شود. وجود این کد مانع از هرگونه جعل مدرک شده و اعتبار تحصیلی فارغ التحصیلان را در سطوح ملی و بین‌المللی ارتقا می‌بخشد.
هزینه های تسویه حساب و فارغ التحصیلی دانشگاه علمی کاربردی در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷
فرآیند فراغت از تحصیل متضمن پرداخت برخی هزینه‌های مصوب قانونی است که از طریق درگاه‌های معتبر بانکی دریافت می‌گردد. این مبالغ صرف امور اداری، خدمات پستی، تمبر دولتی و استعلام مدارک می‌شود. فهرست اصلی هزینه‌های اداری فارغ التحصیلی دانشگاه علمی کاربردی شامل موارد زیر است:
هزینه صدور گواهینامه موقت تحصیلی و بارگذاری مدارک
هزینه تمبر مالیاتی دادگستری برای مدارک فارغ التحصیلی
هزینه خدمات صدور دانشنامه نهایی و بارگذاری در سامانه تاییدیه مدارک
هزینه پستی ارسال مدارک به مراکز یا استعلامات مربوطه
تسویه حساب سهم نظارت ستاد دانشگاه جامع علمی کاربردی
تمامی مبالغ فوق باید مستقیماً از طریق پنل کاربری در سامانه هم آوا پرداخت شوند و دریافت هرگونه وجه نقد توسط کادر اداری مراکز آموزش علمی کاربردی طبق ضوابط مالی اکیداً ممنوع و تخلف انضباطی محسوب می‌گردد.
مشکلات و خطاهای رایج در فرآیند تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی و راهکارهای حل آن
بسیاری از دانشجویان در طول فرآیند تسویه حساب الکترونیکی دانشگاه علمی کاربردی با خطاهای نرم‌افزاری یا چالش‌های اداری مواجه می‌شوند که موجب تاخیر در دریافت گواهی فراغت از تحصیل می‌گردد. شناسایی این مشکلات می‌تواند روند کار را تسهیل کند:
خطای عدم ثبت نمره یا نمرات بلاتکلیف: این مشکل معمولاً ناشی از عدم ارسال نمره توسط استاد درس پروژه یا کارورزی است. راهکار آن پیگیری مستقیم از استاد یا مدیر گروه تخصصی جهت قفل کردن نهایی لیست نمرات در سامانه است.
مغایرت مدارک پایه و تاییدیه تحصیلی: در موارد زیادی تاییدیه مدرک دیپلم یا کاردانی به بایگانی نرسیده است. دانشجو باید مجدداً با مراجعه به دفتر پیشخوان دولت یا پورتال آموزش و پرورش، کد رهگیری را دریافت و به بایگانی دانشگاه ارائه دهد.
بدهی‌های پنهان در تراز مالی سامانه هم آوا: خطای محاسباتی سهم دانشگاه یا اضافه برداشت شهریه ترم‌های قبل ممکن است سیستم مالی را مسدود کند. بررسی دقیق لیست واریزی‌ها توسط حسابدار مرکز این گره را باز خواهد کرد.
عدم تطبیق نام و نام خانوادگی با شناسنامه: در صورت وجود پسوند، پیشوند یا تغییرات شناسنامه‌ای، ثبت مغایرت در سامانه سجاد مانع صدور مدرک می‌شود و باید کپی برابر اصل شناسنامه به اداره ثبت نام تحویل گردد.
بلاتکلیفی پرونده نظام وظیفه: برای دانشجویان انصرافی یا اخراجی که قصد تسویه حساب دارند، عدم ثبت دقیق تاریخ ترک تحصیل می‌تواند غیبت سربازی ایجاد کند که مستلزم اصلاح سریع فرم اعلام وضعیت در نظام وظیفه است.
تسویه حساب دانشجویان انصرافی، اخراجی و مهمان در دانشگاه جامع علمی کاربردی
پروسه تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی صرفاً مختص فارغ التحصیلان نیست؛ بلکه دانشجویانی که قصد انصراف از تحصیل دارند، دانشجویان اخراجی به دلیل افت معدل یا غیبت بیش از حد و همچنین دانشجویان مهمان نیز ملزم به طی کردن فرآیند تسویه حساب می‌باشند.
دانشجوی متقاضی انصراف ابتدا باید فرم انصراف از تحصیل را تکمیل نموده و طبق آیین‌نامه تا یک ماه فرصت انصراف از درخواست خود را دارد. پس از قطعی شدن انصراف، دانشجو باید بدهی شهریه ثابت و متغیر ترم‌های فعال، خسارت انصراف (در صورت شمول طبق مقررات وقت) و هزینه‌های مربوط به خدمات آموزشی را پرداخت نماید. پس از تکمیل امضاهای دیجیتالی، پرونده بسته شده و مدارک پایه تحصیلی تحویل دانشجو می‌گردد یا به دانشگاه مقصد انتقال می‌یابد.
برای دانشجویان مهمان، تسویه حساب ترم تابستان دانشگاه علمی کاربردی یا ترم‌های عادی انجام شده و نمرات ممهور به امضای معاونت آموزشی مرکز مبدا، طی یک نامه محرمانه اداری به دانشگاه مادر ارسال می‌گردد تا در کارنامه کلی دانشجو ثبت و ضبط شود.
اهمیت ریز نمرات تایید شده و نحوه دریافت کارنامه رسمی فارغ التحصیلان
در کنار مدرک موقت دانشگاه علمی کاربردی، کارنامه رسمی فارغ التحصیلی که اصطلاحاً به آن ریز نمرات تایید شده دانشگاه علمی کاربردی گفته می‌شود، سند کلیدی برای پذیرش در مقاطع بالاتر دانشگاه‌های دولتی، آزاد، غیرانتفاعی و بین‌المللی است. در این کارنامه تمامی عناوین دروس گذرانده شده، تعداد واحدها، نمرات کسب شده در هر نیمسال، معدل ترم‌ها و معدل کل به همراه توضیحات مربوط به معادل‌سازی قید می‌شود.
برای دریافت ریز نمرات رسمی با امضای معاونت آموزشی و مهر برجسته، دانشجو باید حتماً مراحل تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی را به‌طور کامل به سرانجام رسانده باشد. صدور هرگونه کارنامه رسمی برای دانشجویانی که پرونده مالی باز یا تعهدات رفاهی انجام نشده دارند ممنوع است. این ریز نمرات پس از طی مراحل اداری، در قالب فرمت رسمی و غیرقابل جعل به دانشجو یا دانشگاه پذیرنده وی تحویل داده خواهد شد.
راهنمای تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی برای دارندگان سهمیه شاغلین
یکی از ویژگی‌های بارز دانشگاه جامع علمی کاربردی پذیرش در سهمیه شاغلین در دستگاه‌های اجرایی، کارخانجات و شرکت‌های طرف قرارداد است. دانشجویانی که با سهمیه شاغلین ثبت نام کرده‌اند، در زمان تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی نیازمند طی یک مرحله اختصاصی هستند. این گروه از دانشجویان باید گواهی اشتغال به کار به‌روز و نامه عدم مغایرت ساعات کار با ساعات آموزش را از دستگاه مطبوع خود ارائه نمایند.
همچنین در مواردی که شهریه دانشجو توسط سازمان متبوع یا کارفرما تقبل شده است، تاییدیه قطعی وصول مبالغ قرارداد آموزشی میان مرکز و کارفرما ضروری است. در صورت عدم وصول مبالغ از سوی دستگاه، تعهد مالی مستقیماً بر عهده دانشجو قرار خواهد گرفت تا زمانی که تسویه حساب نهایی مالی ثبت شود. پس از رفع این موارد، پرونده تحصیلی شاغلین نیز مانند سایر دانشجویان بدون مانع تایید می‌گردد.
چک لیست نهایی اقدامات لازم قبل از مراجعه حضوری برای تسویه حساب
برای جلوگیری از اتلاف وقت و تردد‌های مکرر بین مرکز آموزشی و سازمان‌های مختلف، انجام پیش‌نیازهای زیر توصیه می‌شود:
اطمینان از ثبت قطعی کلیه نمرات در کارنامه سامانه هم آوا
چک کردن وضعیت تاییدیه تحصیلی مدرک دیپلم و پیش‌دانشگاهی
تسویه کلیه بدهی‌های شهریه ثابت، متغیر و حق نظارت در پورتال
بازگرداندن تمام کتاب‌ها و ابزار کارگاهی امانت گرفته شده
تعیین تکلیف پرونده وام صندوق رفاه وزارت علوم
اسکن باکیفیت تمام مدارک سجلی جهت بارگذاری در سیستم
پیگیری وضعیت نظام وظیفه و اخذ برگ سبز برای آقایان مشمول
اطمینان از پرداخت هزینه‌های تمبر و خدمات صدور گواهینامه
با رعایت این موارد، مراحل اداری فارغ التحصیلی دانشگاه علمی کاربردی در سریع‌ترین زمان ممکن و بدون وقفه سپری خواهد شد و مدرک تحصیلی صادر می‌گردد.
سوالات متداول :
۱. فرآیند تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی و صدور گواهی موقت چقدر زمان می‌برد؟
بررسی مدارک و تایید پرونده توسط مرکز و واحد استانی معمولاً بین ۳۰ تا ۴۵ روز کاری زمان نیاز دارد.
۲. آیا بدون داشتن کارت پایان خدمت می‌توان تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی را انجام داد؟
بله، با صدور فرم لغو معافیت تحصیلی برای سازمان نظام وظیفه یا برگه سبز اعزام بدون غیبت، تسویه امکان‌پذیر است.
۳. آیا امکان انجام تمام مراحل تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی به‌صورت کاملاً آنلاین وجود دارد؟
بخش عمده ثبت درخواست و پرداخت‌ها در سامانه هم آوا آنلاین است، اما تحویل اصل مدارک پایه و اخذ گواهی نیازمند مراجعه حضوری است.
۴. در صورت گم شدن کارت دانشجویی، روند تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی چگونه خواهد بود؟
دانشجو باید فرم مفقودی کارت را تکمیل کرده و پس از پرداخت جریمه اداری مصوب، فرآیند تسویه حساب را پیگیری نماید.
۵. برای ترجمه رسمی مدرک دانشگاه علمی کاربردی به چه مدارکی نیاز است؟
ترجمه رسمی منوط به صدور دانشنامه اصلی و اخذ کد صحت از سامانه سجاد وزارت علوم است و با گواهی موقت انجام نمی‌شود.
فرآیند تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین مراحل اداری و آموزشی است که تمامی دانشجویان مقاطع کاردانی دانشگاه علمی کاربردی و کارشناسی ناپیوسته دانشگاه علمی کاربردی پس از گذراندن موفقیت‌آمیز تمامی واحدهای درسی خود باید آن را با دقت کامل طی کنند. در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷، بخش عمده‌ای از رویه‌های اداری و آموزشی در قالب سامانه جامع آموزشی هم آوا به‌صورت مکانیزه انجام می‌پذیرد و دانشجویان برای دریافت مدرک موقت دانشگاه علمی کاربردی، دانشنامه رسمی دانشگاه علمی کاربردی، دریافت ریز نمرات تایید شده و مشخص کردن وضعیت نظام وظیفه دانشجویان پسر باید طبق تقویم زمان‌بندی دانشگاه اقدامات لازم را تکمیل نمایند. هدف از نگارش این راهنمای جامع و تخصصی، بررسی کامل کلیه مراحل اداری، مالی، آموزشی، پژوهشی و نظام وظیفه در فرآیند تسویه حساب نهایی دانشگاه جامع علمی کاربردی بر اساس آخرین دستورالعمل‌ها و شیوه‌نامه‌های ابلاغی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری است.
شرایط عمومی و اختصاصی شروع تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی در سامانه هم آوا
پیش از آنکه دانشجو بتواند درخواست رسمی خود را جهت انجام مراحل فارغ التحصیلی دانشگاه علمی کاربردی در پورتال دانشجویی ثبت کند، لازم است احراز شرایط اولیه تحصیلی به‌طور دقیق بررسی شود. در قدم نخست، تمامی نمرات دروس تخصصی، پایه، عمومی، کارورزی یک و کارورزی دو و همچنین پروژه نهایی باید در سامانه هم آوا به وضعیت نهایی و ثبت قطعی تبدیل شده باشند. اگر نمره‌ای در وضعیت ناتمام، موقت یا در حال اعتراض باقی مانده باشد، کارشناس آموزش قادر به صدور مجوز آغاز تسویه حساب اینترنتی دانشگاه علمی کاربردی نخواهد بود.
یکی از شرایط اصلی برای دانشجویان، بررسی رعایت سقف مجاز سنوات تحصیلی بر اساس آیین نامه آموزشی دانشگاه جامع علمی کاربردی است. در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷ دانشجویان مقطع کاردانی حداکثر طی مدت مجاز تعریف‌شده و دانشجویان مقطع کارشناسی ناپیوسته نیز طبق مصوبات کمیسیون موارد خاص مجاز به ادامه تحصیل و فراغت از تحصیل خواهند بود. در صورتی که دانشجو از سقف سنوات مجاز فراتر رفته باشد، ابتدا باید تاییدیه کمیسیون موارد خاص استان را اخذ کند و سپس فرآیند اداری فراغت از تحصیل دانشگاه علمی کاربردی را کلید بزند.
علاوه بر موضوع سنوات، تطبیق دقیق سرفصل مصوب دروس الزامی است. دانشجو باید تمام دروس پیش‌نیاز، هم‌نیاز، دروس عمومی الزامی طبق آخرین بخشنامه‌ها و ساعات کارورزی محیط کار را با موفقیت سپری کرده باشد. معدل کل دانشجو نیز نباید از حد نصاب دوازده کمتر باشد؛ چرا که در صورت پایین‌تر بودن معدل کل از دوازده، دانشجو مشمول قوانین مدرک معادل یا لزوم اخذ ترم جبرانی خواهد شد و نمی‌تواند مراحل دریافت مدرک دانشگاه علمی کاربردی را تکمیل نماید.
مراحل گام به گام ثبت درخواست فارغ التحصیلی در سامانه هم آوا دانشگاه جامع علمی کاربردی
برای آغاز پروسه، دانشجو ابتدا باید وارد نشانی اینترنتی سامانه جامع آموزشی هم آوا شده و با درج کد ملی و کلمه عبور اختصاصی وارد پنل کاربری خود شود. پس از ورود به صفحه کاربری، از منوی دسترسی‌های سمت راست، بخش خدمات آموزشی و سپس گزینه ثبت درخواست جدید انتخاب می‌شود. در این بخش، نوع درخواست باید تحت عنوان درخواست فارغ التحصیلی و تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی تعیین گردد.
پس از ثبت اولیه، سیستم به‌صورت هوشمند پرونده الکترونیکی دانشجو را بررسی کرده و در صورت نبود نقص پرونده اولیه، فرم دیجیتالی تسویه حساب دانشجویی دانشگاه علمی کاربردی را فعال می‌کند. این فرم الکترونیکی شامل گردش کارهای متعددی است که باید به تایید کارشناسان مختلف در مرکز آموزش علمی کاربردی محل تحصیل برسد. مرحله اول این فرم به کارشناس آموزش رشته اختصاص دارد که وظیفه بررسی تطبیق واحدها و نمرات کارنامه کلی را بر عهده دارد.
کارشناس آموزش پس از مطابقت دادن ریز نمرات با چارت رسمی وزارت علوم، تاییدیه آموزشی را صادر کرده و پرونده را در کارتابل مسئول مالی و شهریه قرار می‌دهد. در صورت وجود هرگونه خطا در واحدهای ثبت‌شده، دانشجو موظف است با مراجعه یا تماس با واحد آموزش مرکز، مغایرت‌های احتمالی مانند واحدهای معادل‌سازی شده یا دروس انتقالی از سایر مراکز را برطرف نماید تا گردش کار متوقف نشود.
نحوه پرداخت شهریه و تسویه حساب مالی دانشگاه علمی کاربردی ۱۴۰۶-۱۴۰۷
بخش مالی همواره از کلیدی‌ترین بخش‌های فرآیند تسویه حساب مالی دانشگاه علمی کاربردی است. در ساختار شهریه این دانشگاه، پرداخت‌ها به دو بخش شهریه ثابت و متغیر متعلق به مرکز آموزش و سهم پانزده درصدی دانشگاه جامع علمی کاربردی تقسیم می‌شوند. در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷ کلیه تراکنش‌ها صرفاً از طریق درگاه پرداخت الکترونیکی متصل به سامانه انجام می‌شود و واریز هرگونه وجه به شماره حساب‌های متفرقه فاقد اعتبار است.
دانشجو موظف است در زمان تسویه حساب فارغ التحصیلی دانشگاه علمی کاربردی تراز مالی خود را به عدد صفر برساند. این تراز مالی شامل بدهی‌های باقی‌مانده از نیمسال‌های پیشین، شهریه تمدید پروژه یا کارورزی، هزینه‌های دیرکرد در ثبت‌نام و همچنین مابه‌التفاوت افزایش شهریه در صورت تصویب هیات امنا خواهد بود. پس از بررسی دقیق حسابداری مرکز، تاییدیه مالی صادر می‌شود.
نکته حائز اهمیت دیگر برای دانشجویانی است که از تسهیلات صندوق رفاه دانشجویان وزارت علوم، وام شهریه یا وام‌های قرض‌الحسنه دانشجویی استفاده کرده‌اند. این دسته از دانش‌آموختگان باید دفترچه اقساط وام دانشجویی خود را دریافت نموده و نامه تسویه اولیه یا تعیین تکلیف بازپرداخت تسهیلات را از کارشناس رفاه مرکز اخذ کرده و در سامانه هم آوا ثبت نمایند؛ در غیر این صورت تاییدیه بخش مالی و رفاهی نهایی نخواهد شد.
فرآیند تسویه حساب صندوق رفاه دانشجویان وزارت علوم در دانشگاه علمی کاربردی ۱۴۰۶-۱۴۰۷
دانشجویانی که در طول دوران تحصیل خود از وام شهریه صندوق رفاه وزارت علوم استفاده کرده‌اند، باید پیش از اتمام فرآیند تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی وارد پرتال دانشجویی صندوق رفاه شوند. در این پرتال، مجموع مبالغ دریافت شده به همراه کارمزدهای قانونی محاسبه شده و جدول زمان‌بندی بازپرداخت اقساط برای دانشجو صادر می‌گردد. بر اساس مقررات سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷ صدور هرگونه گواهی یا مدرک موقت دانشگاه علمی کاربردی منوط به پرداخت حداقل درصد تعیین‌شده از بدهی کل یا صدور دفترچه اقساط منظم است.
پس از صدور دفترچه اقساط در سامانه صندوق رفاه، دانشجو باید تاییدیه پرداخت قسط اول یا تسویه حساب کامل تسهیلات را به کارشناس امور دانشجویی مرکز تحویل دهد تا بخش امور دانشجویی در سامانه هم آوا وضعیت متقاضی را تایید کند. در مواردی که دانشجو از سهمیه وام حامی یا تسهیلات بانکی طرف قرارداد دانشگاه نیز استفاده کرده باشد، استعلام عدم بدهی از بانک عامل نیز ضمیمه پرونده فارغ التحصیلی می‌گردد تا از بروز تاخیر در مرحله ارسال پرونده به واحد استانی ممانعت به عمل آید.
مراحل تسویه حساب کتابخانه، آزمایشگاه و کارگاه های تخصصی دانشگاه علمی کاربردی ۱۴۰۶-۱۴۰۷
مراکز آموزشی دانشگاه جامع علمی کاربردی به دلیل ماهیت مهارت‌محور خود دارای کارگاه‌ها، آزمایشگاه‌ها و سایت‌های کامپیوتری مجهزی هستند. بنابراین بخش مهمی از چرخه تسویه حساب حضوری دانشگاه علمی کاربردی مربوط به اخذ تاییدیه از مسئولان بخش‌های فنی، کارگاهی و کتابخانه مرکزی است.
دانشجو در وهله نخست باید تمام کتاب‌ها، نشریات، پایان‌نامه‌ها یا نرم‌افزارهای امانت گرفته شده از کتابخانه مرکز را عودت دهد. در صورتی که کتابی مفقود شده یا آسیب دیده باشد، بر اساس قوانین داخلی مرکز، دانشجو ملزم به تهیه نسخه جایگزین یا پرداخت جریمه ریالی مصوب شورای کتابخانه خواهد بود. مسئول کتابخانه پس از اطمینان از عدم بدهی امانی، تاییدیه مربوطه را در کارتابل الکترونیکی ثبت می‌کند.
در بخش آزمایشگاه‌ها و کارگاه‌ها، دانشجویان رشته‌های فنی و مهندسی، هنر و کشاورزی موظفند ابزارها، تجهیزات، قطعات و روپوش‌های کارگاهی تحویل گرفته شده را به انباردار کارگاه تحویل دهند. در صورت بروز هرگونه شکستگی، تخریب غیرعادی تجهیزات یا مفقودی قطعات، صورت‌جلسه خسارت تنظیم شده و هزینه آن پس از واریز به حساب مرکز، از سیستم حذف می‌گردد تا مسئول کارگاه‌ها بتواند گزینه تایید را در فرم تسویه حساب نهایی دانشگاه علمی کاربردی انتخاب نماید.
نحوه تسویه حساب دانشجویان شاهد و ایثارگر در دانشگاه جامع علمی کاربردی ۱۴۰۶-۱۴۰۷
دانشجویانی که از سهمیه‌های بنیاد شهید و امور ایثارگران، جانبازان و ایثارگران استفاده می‌کنند، فرآیند تسویه حساب ویژه‌ای را در بخش مالی و اداری طی می‌نمایند. این دسته از دانشجویان باید آخرین تاییدیه پرداخت شهریه توسط بنیاد شهید و امور ایثارگران را از طریق سامانه مربوطه یا به‌صورت معرفی‌نامه ممهور به مرکز آموزش ارائه دهند.
در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷ مغایرت‌های مالی ناشی از عدم واریز سهم شهریه توسط بنیاد شهید باید با هماهنگی ستاد شاهد و ایثارگر دانشگاه جامع علمی کاربردی واحد استان مرتفع گردد. کارشناس ستاد شاهد مرکز آموزشی موظف است پس از تطبیق ضوابط مربوط به سقف نیمسال‌های تحت پوشش بنیاد، مجوز نهایی برای اتمام تسویه حساب شهریه دانشگاه علمی کاربردی را در پورتال ثبت کند تا پرونده بدون تاخیر وارد مرحله صدور تاییدیه فارغ التحصیلی شود.
تعیین وضعیت نظام وظیفه دانشجویان پسر در زمان تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی ۱۴۰۶-۱۴۰۷
یکی از مراحل فوق‌العاده حساس در پروسه فارغ التحصیلی دانشگاه علمی کاربردی برای دانشجویان ذکور، لغو معافیت تحصیلی و تعیین تکلیف خدمت وظیفه عمومی است. بر اساس قوانین سازمان وظیفه عمومی فراجا، دانشگاه‌ها موظفند حداکثر ظرف مدت سه ماه پس از اتمام قطعی تحصیلات دانشجو، فرم اتمام معافیت تحصیلی را صادر کرده و مراتب را به پلیس ۱۰+ و سازمان وظیفه عمومی اعلام دارند.
در هنگام تکمیل فرآیند تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی، کارشناس نظام وظیفه مرکز آموزشی وضعیت کارت پایان خدمت، کارت معافیت دائم یا وضعیت معافیت تحصیلی دانشجو را بررسی می‌کند. برای دانشجویانی که مشمول خدمت هستند، فرم اعلام اتمام معافیت تحصیلی صادر می‌شود که در آن تاریخ دقیق فراغت از تحصیل، مقطع تحصیلی و معدل کل درج شده است. دانشجو با در دست داشتن این فرم یک سال فرصت دارد تا نسبت به ارسال مدارک اعزام به خدمت یا پذیرش در مقطع تحصیلی بالاتر اقدام کند تا وارد غیبت نظام وظیفه نشود.
دانشجویانی که در حین تحصیل موفق به اخذ کارت پایان خدمت یا معافیت دائم شده‌اند، باید اصل و کپی مدرک نظام وظیفه را به واحد آموزش تحویل دهند تا در پرونده فیزیکی و الکترونیکی درج شده و مانعی برای دریافت مدرک موقت دانشگاه علمی کاربردی وجود نداشته باشد. عدم پیگیری به موقع لغو معافیت تحصیلی می‌تواند منجر به جریمه اضافه خدمت یا ایجاد گره‌های قانونی در زمان پذیرش در مقاطع بالاتر گردد.
مدارک لازم برای تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی و صدور گواهی موقت ۱۴۰۶-۱۴۰۷
برای اینکه پرونده فارغ التحصیلی در کمیسیون بررسی مدارک دانشگاه تایید شود، متقاضی باید مجموعه‌ای از مدارک شناسایی و سوابق تحصیلی معتبر را در سامانه هم آوا بارگذاری کرده و در صورت نیاز، نسخه‌های فیزیکی را به بایگانی آموزش ارائه نماید. مدارک اصلی مورد نیاز در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷ شامل موارد زیر است:
اصل و کپی تمام صفحات شناسنامه عکس‌دار
اصل و تصویر کارت ملی هوشمند جدید
عکس پرسنلی پرسنلی جدید پشت‌نویسی شده با فرمت اداری
اصل مدرک دیپلم متوسطه نظام قدیم یا جدید و پیش‌دانشگاهی به همراه تاییدیه تحصیلی آموزش و پرورش برای مقطع کاردانی
اصل گواهینامه موقت یا دانشنامه مقطع کاردانی به همراه تاییدیه مقطع قبلی برای دانشجویان مقطع کارشناسی ناپیوسته
فرم ابطال کارت دانشجویی یا اعلام مفقودی رسمی در صورت مفقود شدن کارت
رسید پستی یا کد رهگیری تاییدیه تحصیلی دیپلم یا کاردانی
فرم امضا شده تسویه حساب کامل دانشگاه علمی کاربردی
فیش‌های واریزی حق نظارت دانشگاه و تمبر مالیاتی صدور مدرک
نقص در هر یک از مدارک فوق، به ویژه عدم وصول تاییدیه تحصیلی مقطع قبلی، منجر به توقف کامل صدور گواهینامه موقت دانشگاه علمی کاربردی خواهد شد. از این رو توصیه اکید می‌شود دانشجویان حداقل دو ماه پیش از اتمام ترم آخر، وضعیت تاییدیه تحصیلی مقطع پایه خود را از واحد بایگانی پیگیری کنند.
بررسی پرونده و تایید نهایی توسط واحد استانی دانشگاه جامع علمی کاربردی ۱۴۰۶-۱۴۰۷
پس از آنکه تمام بخش‌های داخلی مرکز آموزش علمی کاربردی اعم از آموزش، مالی، کارگاه، کتابخانه، دانشجویی و نظام وظیفه فرم الکترونیکی تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی را در سامانه هم آوا تایید کردند، پرونده از سطح مرکز خارج شده و به کارتابل اداره دانش‌آموختگان دانشگاه جامع علمی کاربردی واحد استانی ارسال می‌شود.
کارشناسان واحد استانی وظیفه دارند کلیه سوابق آموزشی دانشجو شامل بررسی مصوبات شورای آموزشی، تطبیق سرفصل‌ها، نمرات معادل‌سازی، بررسی شرایط ورود و قبولی، مجوزهای تمدید سنوات، مدارک پایه و تاییدیه تحصیلی مقطع قبلی را با قوانین بالادستی وزارت علوم بازبینی نمایند. در صورت نبود هیچ‌گونه ابهام قانونی، کارشناس استانی اقدام به ثبت تاییدیه نهایی نموده و مجوز صدور مدرک موقت فارغ التحصیلی دانشگاه علمی کاربردی را در سامانه صادر می‌کند. در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷ این فرآیند به‌صورت کاملاً الکترونیکی بین مرکز و استان تبادل شده و نیازی به مراجعه حضوری دانشجو به واحد استانی دانشگاه وجود ندارد.
نحوه صدور و دریافت گواهینامه موقت پایان تحصیلات دانشگاه علمی کاربردی
پس از تایید پرونده در واحد استانی، مرکز آموزش علمی کاربردی مجاز به چاپ و صدور مدرک موقت دانشگاه علمی کاربردی خواهد بود. این مدرک دارای هولوگرام امنیتی، شماره اختصاصی صدور در سامانه هم آوا و امضای رئیس مرکز و نماینده واحد استانی است. مدت اعتبار این گواهینامه موقت معمولاً شش ماه تا دو سال از تاریخ صدور است و جهت ارائه به سازمان‌ها، ادارات دولتی، شرکت‌های خصوصی و یا شرکت در آزمون‌های استخدامی و ادامه تحصیل در مقطع بالاتر دارای ارزش قانونی می‌باشد.
برای دریافت اصل مدرک موقت، حضور شخص دانشجو با همراه داشتن کارت شناسایی معتبر الزامی است. در صورتی که امکان حضور فیزیکی دانشجو فراهم نباشد، تحویل مدرک صرفاً به وکیل قانونی وی با ارائه وکالت‌نامه رسمی محضری که در آن عبارت اخذ مدارک تحصیلی دانشگاهی قید شده باشد، امکان‌پذیر خواهد بود. همچنین دانشجویان پسر مشمول خدمت باید برگه اعزام به خدمت بدون مهر غیبت یا کارت پایان خدمت ارائه دهند تا گواهینامه موقت به آنان تحویل داده شود.
مراحل لغو تعهد آموزش رایگان و صدور دانشنامه رسمی دانشگاه علمی کاربردی
در حالی که مدرک موقت برای امور داخلی کشور کاربرد دارد، برای ترجمه رسمی و ادامه تحصیل در خارج از کشور یا استخدام‌های خاص، دانشجویان به دانشنامه رسمی دانشگاه علمی کاربردی و ریز نمرات تایید شده نیاز خواهند داشت. صدور دانشنامه رسمی فرآیندی زمان‌برتر است که نیازمند ثبت درخواست مجدد پس از ابطال گواهینامه موقت می‌باشد.
دانشجو پس از پایان دوره اعتبار مدرک موقت یا اعلام آمادگی برای صدور دانشنامه، باید اصل گواهی موقت صادر شده را به واحد آموزش تحویل دهد. سپس پرونده فیزیکی و دیجیتالی جهت درج شماره صحت وزارت علوم به سامانه سجاد ارسال می‌گردد. در سیستم آموزش‌های مهارتی، هزینه‌های اندکی بابت چاپ و تمبر دانشنامه دریافت می‌گردد و پس از تایید نهایی سازمان مرکزی دانشگاه جامع علمی کاربردی، دانشنامه ممهور به مهر برجسته و امضای ریاست عالیه دانشگاه آماده تحویل خواهد بود.
کد صحت وزارت علوم و نحوه استعلام مدرک تحصیلی دانشگاه علمی کاربردی
در استانداردهای مدرن آموزشی و طبق قوانین اجرایی سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷، تمامی مدارک صادره از سوی دانشگاه جامع علمی کاربردی دارای شناسه یکتا موسوم به کد صحت وزارت علوم هستند. این کد به کارفرمایان، دانشگاه‌های مقصد و نهادهای ناظر امکان می‌دهد تا اصالت مدرک تحصیلی را به‌صورت آنلاین و برخط از سامانه رسمی وزارت علوم استعلام کنند.
دانشجویان پس از اتمام موفقیت‌آمیز تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی و ثبت فارغ التحصیلی در پورتال مرکزی، باید با ورود به سامانه سجاد وزارت علوم، نسبت به دریافت کد صحت اقدام نمایند. برای این منظور، اطلاعات پرونده، تصویر مدرک موقت و مشخصات سجلی بارگذاری شده و تاییدیه رسمی دانشگاه دریافت می‌شود. وجود این کد مانع از هرگونه جعل مدرک شده و اعتبار تحصیلی فارغ التحصیلان را در سطوح ملی و بین‌المللی ارتقا می‌بخشد.
هزینه های تسویه حساب و فارغ التحصیلی دانشگاه علمی کاربردی در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۷
فرآیند فراغت از تحصیل متضمن پرداخت برخی هزینه‌های مصوب قانونی است که از طریق درگاه‌های معتبر بانکی دریافت می‌گردد. این مبالغ صرف امور اداری، خدمات پستی، تمبر دولتی و استعلام مدارک می‌شود. فهرست اصلی هزینه‌های اداری فارغ التحصیلی دانشگاه علمی کاربردی شامل موارد زیر است:
هزینه صدور گواهینامه موقت تحصیلی و بارگذاری مدارک
هزینه تمبر مالیاتی دادگستری برای مدارک فارغ التحصیلی
هزینه خدمات صدور دانشنامه نهایی و بارگذاری در سامانه تاییدیه مدارک
هزینه پستی ارسال مدارک به مراکز یا استعلامات مربوطه
تسویه حساب سهم نظارت ستاد دانشگاه جامع علمی کاربردی
تمامی مبالغ فوق باید مستقیماً از طریق پنل کاربری در سامانه هم آوا پرداخت شوند و دریافت هرگونه وجه نقد توسط کادر اداری مراکز آموزش علمی کاربردی طبق ضوابط مالی اکیداً ممنوع و تخلف انضباطی محسوب می‌گردد.
مشکلات و خطاهای رایج در فرآیند تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی و راهکارهای حل آن
بسیاری از دانشجویان در طول فرآیند تسویه حساب الکترونیکی دانشگاه علمی کاربردی با خطاهای نرم‌افزاری یا چالش‌های اداری مواجه می‌شوند که موجب تاخیر در دریافت گواهی فراغت از تحصیل می‌گردد. شناسایی این مشکلات می‌تواند روند کار را تسهیل کند:
خطای عدم ثبت نمره یا نمرات بلاتکلیف: این مشکل معمولاً ناشی از عدم ارسال نمره توسط استاد درس پروژه یا کارورزی است. راهکار آن پیگیری مستقیم از استاد یا مدیر گروه تخصصی جهت قفل کردن نهایی لیست نمرات در سامانه است.
مغایرت مدارک پایه و تاییدیه تحصیلی: در موارد زیادی تاییدیه مدرک دیپلم یا کاردانی به بایگانی نرسیده است. دانشجو باید مجدداً با مراجعه به دفتر پیشخوان دولت یا پورتال آموزش و پرورش، کد رهگیری را دریافت و به بایگانی دانشگاه ارائه دهد.
بدهی‌های پنهان در تراز مالی سامانه هم آوا: خطای محاسباتی سهم دانشگاه یا اضافه برداشت شهریه ترم‌های قبل ممکن است سیستم مالی را مسدود کند. بررسی دقیق لیست واریزی‌ها توسط حسابدار مرکز این گره را باز خواهد کرد.
عدم تطبیق نام و نام خانوادگی با شناسنامه: در صورت وجود پسوند، پیشوند یا تغییرات شناسنامه‌ای، ثبت مغایرت در سامانه سجاد مانع صدور مدرک می‌شود و باید کپی برابر اصل شناسنامه به اداره ثبت نام تحویل گردد.
بلاتکلیفی پرونده نظام وظیفه: برای دانشجویان انصرافی یا اخراجی که قصد تسویه حساب دارند، عدم ثبت دقیق تاریخ ترک تحصیل می‌تواند غیبت سربازی ایجاد کند که مستلزم اصلاح سریع فرم اعلام وضعیت در نظام وظیفه است.
تسویه حساب دانشجویان انصرافی، اخراجی و مهمان در دانشگاه جامع علمی کاربردی
پروسه تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی صرفاً مختص فارغ التحصیلان نیست؛ بلکه دانشجویانی که قصد انصراف از تحصیل دارند، دانشجویان اخراجی به دلیل افت معدل یا غیبت بیش از حد و همچنین دانشجویان مهمان نیز ملزم به طی کردن فرآیند تسویه حساب می‌باشند.
دانشجوی متقاضی انصراف ابتدا باید فرم انصراف از تحصیل را تکمیل نموده و طبق آیین‌نامه تا یک ماه فرصت انصراف از درخواست خود را دارد. پس از قطعی شدن انصراف، دانشجو باید بدهی شهریه ثابت و متغیر ترم‌های فعال، خسارت انصراف (در صورت شمول طبق مقررات وقت) و هزینه‌های مربوط به خدمات آموزشی را پرداخت نماید. پس از تکمیل امضاهای دیجیتالی، پرونده بسته شده و مدارک پایه تحصیلی تحویل دانشجو می‌گردد یا به دانشگاه مقصد انتقال می‌یابد.
برای دانشجویان مهمان، تسویه حساب ترم تابستان دانشگاه علمی کاربردی یا ترم‌های عادی انجام شده و نمرات ممهور به امضای معاونت آموزشی مرکز مبدا، طی یک نامه محرمانه اداری به دانشگاه مادر ارسال می‌گردد تا در کارنامه کلی دانشجو ثبت و ضبط شود.
اهمیت ریز نمرات تایید شده و نحوه دریافت کارنامه رسمی فارغ التحصیلان
در کنار مدرک موقت دانشگاه علمی کاربردی، کارنامه رسمی فارغ التحصیلی که اصطلاحاً به آن ریز نمرات تایید شده دانشگاه علمی کاربردی گفته می‌شود، سند کلیدی برای پذیرش در مقاطع بالاتر دانشگاه‌های دولتی، آزاد، غیرانتفاعی و بین‌المللی است. در این کارنامه تمامی عناوین دروس گذرانده شده، تعداد واحدها، نمرات کسب شده در هر نیمسال، معدل ترم‌ها و معدل کل به همراه توضیحات مربوط به معادل‌سازی قید می‌شود.
برای دریافت ریز نمرات رسمی با امضای معاونت آموزشی و مهر برجسته، دانشجو باید حتماً مراحل تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی را به‌طور کامل به سرانجام رسانده باشد. صدور هرگونه کارنامه رسمی برای دانشجویانی که پرونده مالی باز یا تعهدات رفاهی انجام نشده دارند ممنوع است. این ریز نمرات پس از طی مراحل اداری، در قالب فرمت رسمی و غیرقابل جعل به دانشجو یا دانشگاه پذیرنده وی تحویل داده خواهد شد.
راهنمای تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی برای دارندگان سهمیه شاغلین
یکی از ویژگی‌های بارز دانشگاه جامع علمی کاربردی پذیرش در سهمیه شاغلین در دستگاه‌های اجرایی، کارخانجات و شرکت‌های طرف قرارداد است. دانشجویانی که با سهمیه شاغلین ثبت نام کرده‌اند، در زمان تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی نیازمند طی یک مرحله اختصاصی هستند. این گروه از دانشجویان باید گواهی اشتغال به کار به‌روز و نامه عدم مغایرت ساعات کار با ساعات آموزش را از دستگاه مطبوع خود ارائه نمایند.
همچنین در مواردی که شهریه دانشجو توسط سازمان متبوع یا کارفرما تقبل شده است، تاییدیه قطعی وصول مبالغ قرارداد آموزشی میان مرکز و کارفرما ضروری است. در صورت عدم وصول مبالغ از سوی دستگاه، تعهد مالی مستقیماً بر عهده دانشجو قرار خواهد گرفت تا زمانی که تسویه حساب نهایی مالی ثبت شود. پس از رفع این موارد، پرونده تحصیلی شاغلین نیز مانند سایر دانشجویان بدون مانع تایید می‌گردد.
چک لیست نهایی اقدامات لازم قبل از مراجعه حضوری برای تسویه حساب
برای جلوگیری از اتلاف وقت و تردد‌های مکرر بین مرکز آموزشی و سازمان‌های مختلف، انجام پیش‌نیازهای زیر توصیه می‌شود:
اطمینان از ثبت قطعی کلیه نمرات در کارنامه سامانه هم آوا
چک کردن وضعیت تاییدیه تحصیلی مدرک دیپلم و پیش‌دانشگاهی
تسویه کلیه بدهی‌های شهریه ثابت، متغیر و حق نظارت در پورتال
بازگرداندن تمام کتاب‌ها و ابزار کارگاهی امانت گرفته شده
تعیین تکلیف پرونده وام صندوق رفاه وزارت علوم
اسکن باکیفیت تمام مدارک سجلی جهت بارگذاری در سیستم
پیگیری وضعیت نظام وظیفه و اخذ برگ سبز برای آقایان مشمول
اطمینان از پرداخت هزینه‌های تمبر و خدمات صدور گواهینامه
با رعایت این موارد، مراحل اداری فارغ التحصیلی دانشگاه علمی کاربردی در سریع‌ترین زمان ممکن و بدون وقفه سپری خواهد شد و مدرک تحصیلی صادر می‌گردد.
سوالات متداول :
۱. فرآیند تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی و صدور گواهی موقت چقدر زمان می‌برد؟
بررسی مدارک و تایید پرونده توسط مرکز و واحد استانی معمولاً بین ۳۰ تا ۴۵ روز کاری زمان نیاز دارد.
۲. آیا بدون داشتن کارت پایان خدمت می‌توان تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی را انجام داد؟
بله، با صدور فرم لغو معافیت تحصیلی برای سازمان نظام وظیفه یا برگه سبز اعزام بدون غیبت، تسویه امکان‌پذیر است.
۳. آیا امکان انجام تمام مراحل تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی به‌صورت کاملاً آنلاین وجود دارد؟
بخش عمده ثبت درخواست و پرداخت‌ها در سامانه هم آوا آنلاین است، اما تحویل اصل مدارک پایه و اخذ گواهی نیازمند مراجعه حضوری است.
۴. در صورت گم شدن کارت دانشجویی، روند تسویه حساب دانشگاه علمی کاربردی چگونه خواهد بود؟
دانشجو باید فرم مفقودی کارت را تکمیل کرده و پس از پرداخت جریمه اداری مصوب، فرآیند تسویه حساب را پیگیری نماید.
۵. برای ترجمه رسمی مدرک دانشگاه علمی کاربردی به چه مدارکی نیاز است؟
ترجمه رسمی منوط به صدور دانشنامه اصلی و اخذ کد صحت از سامانه سجاد وزارت علوم است و با گواهی موقت انجام نمی‌شود.
نظرات کاربران